8 Trucchi per gestire al meglio Google Drive.

8 Truccchi per usare al meglio Google Drive, il programma di archiviazione gratuita di Google.

Google Drive è uno spazio gratuito messo a disposizione da Google che può essere usato non solo per conservare e organizzare i file ma anche per creare dei documenti, fogli di lavoro e presentazioni senza utilizzare la suite Office o l'analogo Libre Office. Lo spazio di 25GB può essere utilizzato oltre che con Google Drive anche con GMail e Google+ Foto (o Picasa).

Ci sono molte cose che possono essere fatte e che forse non sono conosciute da tutti. Vediamone alcune.

VISUALIZZARE LO SPAZIO A DISPOSIZIONE

Prima di acquistare altro spazio è sempre opportuno vedere quello che stiamo utilizzando. Il sistema più semplice per farlo è quello di porre il cursore in basso a sinistra su Acquista altro spazio di archiviazione per visualizzare in che modo viene utilizzato quello gratuito

Nel mio caso lo spazio maggiore è dato dagli allegati presenti su GMail quindi all'occorrenza potrei eliminare le email con gli allegati per liberare spazio effettuando una ricerca con has:attachment. 

CAMBIARE COLORE ALLE CARTELLE

Per una migliore gestione e organizzazione è opportuno colorare in modo diverso la varie cartelle a seconda del tipo di file che contengono. Per esempio blu le cartelle con i file DOC, verde le cartelle con i file dei fogli di lavoro e rosso le presentazioni. Ci sono 24 colori disponibili

Basta cliccare con il destro del mouse sul nome della cartella quindi scegliere Cambia colore e cliccare su quello prescelto per attivare l'opzione. 

SCEGLIERE L'ORDINE IN CUI VISUALIZZARE I FILE

Su Google Drive è possibile scegliere l'ordine in cui visualizzarli per migliorare la produttività

Bisogna andare in alto a destra e cliccare sulla icona Opzioni di ordinamento per selezionare Ultima modifica, Ultimi modificati da me, Ultimi aperti da me o l'opzione classica del nome per l'ordinamento alfabetico. In questo modo non si perderà più tempo a cercare il file appena caricato.

AGGIUNGERE FILE AI PREFERITI

Come su GMail si possono "stellinare" gli elementi per metterli nei Preferiti

Basta cliccare con il destro del mouse sul file in questione e cliccare su Aggiungi a Speciali.

CREARE DEI MODULI CON GOOGLE DRIVE

Una funzione veramente interessante di Google Drive è quella per la creazione di moduli. Oltre a dei moduli di contatto si possono realizzare dei sondaggi e si può anche creare un foglio di lavoro per gestire la mailing list di coloro che hanno utilizzato il modulo.

Si va su Nuovo > Altro > Moduli Google per poi selezionare il modello e inserire le domande.

INCORPORARE I FILE DI GOOGLE DRIVE

I file di Google Drive possono essere incorporati in un sito. Questo può essere utile per mostrare ai lettori un documento PDF o una presentazione. Il file deve essere contenuto in una cartella Pubblica. Si possono incorporare i documenti creati da noi e anche quelli che si sono soltanto caricati.

Si apre il documento, si clicca su File > Pubblica sul web quindi si va su Incorpora e si copia il codice dell'iframe per poi incollarlo in una pagina web. 

RIPRISTINARE I FILE CANCELLATI SU GOOGLE DRIVE

Su Google Drive è possibile ripristinare dei file che avevamo incautamente cancellato. I file eliminati vanno infatti nel Cestino e da lì essere recuperati con il destro del cursore

 

LINK DIRETTO DEI FILE CARICATI SU GOOGLE DRIVE

È possibile ottenere l'hotlink o link diretto dei file caricati su Google Drive anche nella nuova versione. Innanzitutto il file va caricato su una cartella Pubblica. Per modificare l'impostazione di una cartella bisogna andarci sopra con il destro del mouse per poi scegliere Condividi > Condividi > Cambia  e selezionare l'opzione Pubblica sul web. Bisogna quindi trovare l'ID della cartella aprendola e copiando la stringa alfanumerica dall'indirizzo dl browser

Adesso creiamo un URL come il seguente

https://googledrive.com/host/ID-DELLA-CARTELLA

dove al posto di ID-DELLA-CARTELLA si mette l'ID appena trovato. Si incolla questo indirizzo nel browser e si va su Invio. Si visualizzeranno tutti i file in essa contenuta 

Per avere il link diretto basta cliccare con il destro del mouse sopra al file in questione e selezionare Copia indirizzo (Firefox). Questo sarà il link diretto del file e potrà essere usato per javascript o CSS. Concludo questo post ricordando che su Google Drive si possono anche usare delle specifiche applicazioni per fare una quantità incredibili di cose.