Come creare filtri su Gmail per automatizzare la posta.

Come creare filtri su Gmail per azioni predefinite sulle email selezionate come risposte automatiche, aggiunta di etichette, segna come già lette, ecc

Dopo aver visto come creare e gestire le etichette in Gmail in modo manuale adesso vediamo come utilizzare i Filtri che servono per aggiungere automaticamente la posta a delle etichette determinate ma anche per altre interessanti funzionalità.

I Filtri come dice il nome sono dei meccanismi per filtrare la posta e per abilitare delle azioni automatiche e conseguenti a quei messaggi che passano un determinato filtro. Si tratta di una funzionalità molto potente che può servire per esempio per etichettare la posta che ci è stata inoltrata da altri account Gmail che abbiamo creato.

Dopo aver effettuato l'accesso su Gmail si va sulla icona della ruota dentata in alto a destra e, nel menù contestuale che si apre, si seleziona Impostazioni e la scheda Filtri e indirizzi bloccati. Come bloccare su Gmail un particolare mittente lo vedremo in un prossimo post. Scorrendo la pagina verso il basso visualizzeremo anche i filtri che sono stati già creati e il link Crea un nuovo filtro

Accanto a ciascun Filtro creato c'è un quadratino di controllo per selezionarlo e sotto al Nome del Filtro si legge l'Azione che è stata impostata. Sulla destra vengono visualizzati per ciascun Filtro i pulsanti Modifica e Elimina con ovvio significato. Cliccando su Crea un nuovo filtro si aprirà una finestra di configurazione per impostare le chiavi di ricerca

Facciamo degli esempi di possibili Filtri campo per campo:

1. Da - incollando un determinato indirizzo saranno individuati i messaggi inviatici dal quel mettente. Utile per filtrare le email in base alla provenienza.
2. A - incollando l'indirizzo del ricevente si filtreranno tutte le email ricevute da un particolare account. Utile per esempio per filtrare le email inoltrate.
3. Oggetto - Il campo Oggetto serve per filtrare le email in base all'argomento
4. Contiene le parole - Anche questo campo è utile per filtrare i messaggi ricevuti in base ai temi che vi sono trattati
5. Non contiene - è il campo complementare per ricerche escludenti
6. Contiene allegato - serve per filtrare le email con allegati
7. Dimensione - per filtrare i messaggi in base alla loro dimensione.

Dopo aver inserito anche più di una chiave di ricerca si va in basso a destra su Crea filtro con questa ricerca. Gmail effettuerà una ricerca nella Posta in Arrivo con le chiavi immesse. Sarà visualizzato l'elenco delle email ricevute selezionate dal filtro e verrà mostrata una finestra

in cui configurare le azioni da applicare alle conversazioni che rispondono a tali criteri. Come test ho creato un filtro con il campo A per selezionare le email ricevute da un determinato account e inoltrate a questo account principale. In basso c'è anche il quadratino di controllo per applicare l'azione selezionata anche alle conversazioni già ricevute e non solo a quelle future. Le azioni sono molteplici e possono anche essere cumulate una all'altra. Ecco alcuni possibili utilizzi:

1. Ignora posta in arrivo - Per archiviare immediatamente tali messaggi
2. Segna come già letto - Il messaggio rimane in Posta in arrivo ma non ci sarà inviata la notifica della ricezione e sarà denotato come già letto.
3. Aggiungi a speciali - per avere tali messaggi in tale etichetta di sistema
4. Applica l'etichetta - Dopo aver messa la spunta si va su Scegli etichetta per selezionare l'etichetta da applicare. Utile per organizzare la posta in cartelle
5. Inoltralo - Dopo aver messo la spunta a tale azione si va su aggiungi indirizzo di inoltro per inviare tutti i messaggi che sono stati filtrati con le chiavi di ricerca inserite.
6. Invia riposta predefinita - Prima di selezionare questa opzione dobbiamo creare una risposta predefinita come vedremo in un prossimo post.
7. Contrassegna sempre come importante o non contrassegnare mai come importante
8. Applica categoria - per applicare una categoria di sistema Social, Promozioni, ecc

Si va su Crea Filtro per terminare la configurazione. Per esempio si può aggiungere l'etichetta del nome dell'account secondario a cui è stata inviata la email e che è stata inoltrata. Per rendere anche visivamente più evidente le etichette applicate si possono colorare cliccando sulla freccetta posta alla loro destra e scegliendo uno dei 24 colori disponibili o altri ancora dalla tavolozza.