Come creare etichette su Gmail per organizzare la posta.

Come gestire e colorare le etichette di Gmail per organizzare i messaggi in cartelle e categorie.

Gmail è il servizio di posta elettronica preferito a livello mondiale, almeno dai frequentatori più assidui e informati del web. Con Gmail si possono creare un numero indefinito di account che possono essere gestiti anche da una sola schermata come abbiamo visto nel post precedente su come creare un account Google.

Un'altra particolarità molto importante di un account Gmail è che più correttamente dovrebbe definirsi account Google visto che con le stesse credenziali si può accedere senza ulteriori passaggi a servizi quali Google Maps, Youtube, Android, Play Store, Google News, Google Drive, Google Sites, Blogger, Google+, Foto, Calendar, Hangouts, ecc. 

Si può anche passare da un account all'altro anche se è meglio utilizzare due browser diversi se si utilizzano contemporaneamente due account. Visto che con Gmail possono essere gestiti da una sola schermata più account di posta elettronica vediamo come gestire le etichette per taggare i messaggi di posta e organizzarli in cartelle.

COME CREARE ETICHETTE SU GMAIL

Le etichette di Gmail non sono altro che delle cartelle in cui archiviare la posta. Possiamo creare le etichette familiari, amici, lavoro, studio, ecc per denotare i messaggi che riguardano quel dato tema

L'etichettatura manuale si effettua mettendo la spunta ai messaggi da etichettare per poi cliccare sulla icona delle etichette posta in alto. Si visualizzerà l'elenco delle etichette già create. Si potrà mettere la spunta a una o più etichette oppure crearne una nuova. Uno stesso messaggio infatti può essere inserito anche in due o più etichette. Se il messaggio o i messaggi selezionati appartengono già a una o più etichette queste verranno visualizzate con accanto il segno del meno ( - ) per poter eventualmente toglierlo da una data etichetta.

NIDIFICAZIONE DELLE ETICHETTE

Come detto le etichette possono essere considerate alla stregua di cartelle o anche di insiemi. La similitudine si estende ulteriormente alle sottocartelle o ai sottoinsiemi che possono essere assimilati alle etichette nidificate. Se per esempio abbiamo creato la cartella "Amici" possiamo creare al suo interno le etichette "Amici scuola", "Amici lavoro", "Amici sport" ecc.

Andando su Gestisci Etichette si aprirà questa pagina

mail.google.com/mail/u/0/#settings/labels

che mostrerà le etichette di sistema e quelle create dall'utente. Le etichette create dal sistema sono visibili nella colonna di sinistra vale a dire: Posta in arrivo, Speciali, Importanti, Chat, Posta inviata, Bozze, Tutti i messaggi, Spam e Cestino. Subito sotto ci sono le Categorie utilizzate da Gmail per selezionare la posta importante da messaggi promozionali o notifiche dei social. Ancora più in basso ci sono le Cerchie di Google Plus per la gestione dei messaggi di quel social.

Accanto a ciascuna etichetta di sistema, categoria o cerchia si visualizzeranno i pulsanti Mostra e Nascondi per la loro visualizzazione nella colonna di sinistra. Ancora più in basso ci saranno invece le etichette create da noi e che potremo gestire con aggiunte, modifiche o cancellazioni.

Come vedete alcune etichette sono indentate cioè sono sfasate rispetto alle altre. Si tratta delle etichette nidificate. Per esempio all'interno della etichetta blogger possiamo aggiungere la cartella del nome del blog, se ne possediamo più di uno, e all'interno di questa etichetta nidificata inserirne altre tipo lettori, autori, contributori, sponsor, ecc per organizzare la posta di ciascun sito.

Per nidificare una etichetta si va sul bottone Crea nuova etichetta

Si digita il nome della etichetta e opzionalmente si può decidere di nidificarla in una già esistente. Si può anche decidere di nidificarla in una etichetta che sia già una nidificazione di un'altra.

COLORAZIONE DELLE ETICHETTE

Il nome della etichetta sarà visibile accanto a ciascun messaggio che vi sia stato aggiunto. Per rendere le cose più chiare anche visivamente è possibile colorare le varie etichette e le loro eventuali nidificazioni.

Cliccando sul colore con la freccetta verso il basso si può gestire la visibilità o meno della stessa etichetta e anche il colore da assegnarle andando su Colore etichette. Si può scegliere tra i 24 presenti oppure aggiungere un colore personalizzato che aprirà una tavolozza. Nel prossimo post vedremo come aggiungere automaticamente un messaggio a una etichetta con l'uso dei Filtri.