Come creare infiniti indirizzi alias con Gmail o con GSuite.

Come organizzare la posta su Gmail creando infiniti alias e automatizzando la ricezione della posta con i Filtri.

Gli utenti di GSuite hanno la possibilità di creare un indirizzo personalizzato di posta elettronica con il dominio della propria azienda del tipo @nomeazienda.com, di avere 30GB di spazio a disposizione e di creare fino a 30 alias di posta elettronica per ciascun nome utente.

Tali utenti non hanno quindi un grande bisogno di creare indirizzi alias come invece accade ai normali utenti di Gmail che è un servizio gratuito. Un alias permette di attribuire un nuovo nome utente alla nostra casella email creando così un nuovo indirizzo che farà sempre capo alla stessa casella di posta.

Avere più alias Gmail ci consente di organizzare meglio la posta smistandola in cartelle diverse tramite la funzione dei filtri. Questa funzionalità esiste anche in Outlook che permette di creare fino a 5 alias per ogni indirizzo. 

In Outlook si possono creare indirizzi alias anche completamente diversi dall'indirizzo originale anche per quello che riguarda il dominio che comunque deve essere sempre della Microsoft (@outlook.com, @outlook.it, @live.it, @hotmail.it, ecc).

In Gmail gli alias possono essere creati con un escamotage molto semplice ed efficace. Se per esempio su Gmail avete un indirizzo di posta elettronica di questo tipo nomeaccount@gmail.com tutta la posta inviata agli indirizzi

nomeaccount+aliasxy@gmail.com oppure

nomeaccount+aliaszt@gmail.com

sarà ricevuta nella casella di posta elettronica iniziale. Questo significa che basterà aggiungere al nome utente il carattere + seguito da una qualunque stringa per creare un alias del nostro indirizzo di posta Gmail.

Se non ci credete provate a inviare a un vostro account Gmail un messaggio di prova con il nome utente modificato per esempio in questo modo nomeutente+test@gmail.com. Tale messaggio sarà ricevuto senza alcun problema.

Tali indirizzi alias possono essere creati anche con un indirizzo GSuite. Per esempio lo posso fare con il dominio di questo sito @ideepercomputeredinternet.com con cui posso accedere a GSuite gratuitamente e creare 30 indirizzi email da quando si chiamava Google Apps e veniva offerto agli utenti che avevano acquistato tramite Blogger un dominio personalizzato. Purtroppo adesso non è più così.

COME PIANIFICARE ALIAS GMAIL

Nell'indirizzo di posta Gmail che usiamo per questioni personali o anche per lavoro possiamo impostare alias diversi in funzione del tipo dei messaggi. Con un indirizzo esempio@gmail.com possiamo creare questi alias

esempio+blog@gmail.com
esempio+blog.vip@gmail.com
esempio+forum@gmail.com
esempio+facebook@gmail.com
esempio+youtube@gmail.com
esempio+twitter@gmail.com
esempio+cestino@gmail.com
esempio+instagram@gmail.com

e usare ciascun alias rispettivamente per il blog, per gli utenti più importanti del blog, per il Forum, per Facebook, per Youtube, per Twitter e per Instagram. Ho pensato anche a un alias cestino per usare questo indirizzo per registrazioni a siti non proprio affidabili.

Ciascun alias può essere anche affinato inserendo una seconda stringa dopo un punto come nel caso di blog e blog.vip. Questi indirizzi vanno comunicati alle persone in oggetto. Per esempio nel nostro sito possiamo avvertire i lettori di inviarci i messaggi con il modulo di contatto a esempio+blog@gmail.com.

Questa pianificazione degli alias non servirebbe a niente se non impostassimo dei filtri.

COME IMPOSTARE DEI FILTRI CON GLI ALIAS

I Filtri sono una potente funzionalità di Gmail che serve appunto per filtrare le email e che ci permetterà a monte di suddividere i messaggi ricevuti dai vari alias, di farli finire nella giusta cartella e di applicargli automaticamente una determinata etichetta. Possiamo anche decidere di denotarli come già letti come per esempio per quelli che provengono da +cestino. Ovviamente è meglio scegliere una stringa con un altro nome.

Dopo aver aperto Gmail si clicca sulla icona della ruota dentata posta in alto a destra per aprire il menù verticale in cui scegliere Impostazioni. Si clicca sulla scheda Filtri e indirizzi bloccati. Si va quindi in basso sul link Crea un nuovo filtro che aprirà una finestra di configurazione.

Nel campo Da si incolla l'indirizzo alias da filtrare quindi si va in basso su Crea filtro con questa ricerca.

Nella finestra successiva ci sono tutte le opzioni per applicare delle azioni automatiche ai messaggi filtrati in questo modo. In funzione del tipo di messaggi possiamo:

1. Archiviare automaticamente tali email
2. Segnarle automaticamente come lette
3. Aggiungerle a Speciali perché sono importanti
4. Applicare un etichetta automaticamente scegliendone una di quelle già presenti o creandone una sul momento. In questo modo verranno organizzate tutte le email (blog, youtube, twitter, ecc...)
5. Inoltrare a un altro indirizzo email di nostra proprietà. In questo caso dovrà essere digitato e Gmail dovrà verificare che siamo effettivamente i proprietari.
6. Eliminare automaticamente
7. Non inviare mai nella cartella Spam per evitare falsi positivi
8. Contrassegnare sempre come importante
9. Non contrassegnare mai come importante
10. Applica una categoria tra Personali, Sociali, Promozioni, Aggiornamenti, Forum.

Si può mettere la spunta anche a Applica questo filtro alle conversazioni precedenti se avessimo già ricevuto messaggi con il nome del destinatario di quel particolare alias. Si va infine su Crea Filtro. Gli alias così creati potranno essere modificati o eliminati in qualsiasi momento per esempio quando si sia deciso di cambiare gli alias. Gli alias e i Filtri di Gmail sono un modo semplice per la gestione della casella di posta. Concludo ricordando che negli indirizzi di Gmail possono essere aggiunti anche dei punti e la posta arriverà comunque. Per esempio se inviamo un messaggio a nome.utente@gmail questo arriverà alla casella di posta nomeutente@gmail.