Come gestire più account con GMail e alias con Outlook.

Come gestire le email di molti account utilizzando le funzionalità di Gmail e di Outlook per Ricerca, Inoltro, Importazione, Filtri e Alias.

I servizi di posta elettronica si sono moltiplicati negli anni. Mi ricordo quando diverso tempo fa usavo ancora gli account libero.it e virgilio.it che erano collegati a una connessione internet del tipo dialup. Con l'avvento dell'ADSL gli account di posta elettronica per connettersi sono diventati alice.it e similari. Gli assidui frequentatori del web e gli amministratori di siti anche solo di un semplice blog dilettantistico sono in un certo senso obbligati ad avere un sacco di account di posta elettronica che è difficile gestire con sicurezza e velocità. Diciamo subito che oltre ad avere un account Yahoo! necessario per i molti servizi gratuiti offerti tra i quali Flickr, credo che l'optimum sia concentrarsi solo su GMail e Outlook.

La posta ricevuta con gli altri servizi può essere inoltrata a questi account. Con GMail è anche possibile rispondere alle email ricevute scegliendo il mittente. Outlook è invece utilissima per creare degli alias di posta elettronica per registrarsi a servizi di dubbia reputazione e per limitare lo spam.

INVIARE MESSAGGI DA GMAIL CON ALTRO MITTENTE

Naturalmente per inviare messaggi di posta da GMail con un mittente diverso bisogna esserne i proprietari e quindi conoscerne username e password e procedere alla configurazione guidata

In una pagina qualsiasi di GMail si clicca sulla icona della rotellina dentata quindi si scegli Impostazioni e si seleziona la scheda Account. Nella sezione Invia messaggio come si va su Aggiungi un altro indirizzo email di tua proprietà. Per la configurazione dobbiamo seguire il wizard

Si digita il nome con cui vogliamo rispondere e si incolla l'indirizzo email. Successivamente dovremo inserire anche la password. È possibile specificare un indirizzo diverso per le risposte e considerare questo nuovo mittente come un alias. Non mi risulta ci sia un limite per il numero di indirizzi che possano essere configurati come mittenti. Alla fine della sezione si può decidere di impostare GMail per rispondere sempre dallo stesso indirizzo a cui è stato inviato (consigliato) oppure di rispondere sempre con l'indirizzo predefinito che può anche essere uno diverso da quello principale di GMail

INOLTRO DELLA POSTA

Alcuni servizi di posta elettronica come GMail e Outlook supportano l'inoltro della posta a un altro indirizzo. Utilizzando questa opzione si può inoltrare la posta anche di diversi account a uno soltanto per poter gestire le operazioni da una stessa pagina web. L'inoltro deve essere gestito nell'account che si vuole inoltrare. Se si tratta di un account GMail si va sulla icona della ruota dentata, si seleziona Impostazioni quindi si seleziona la scheda Inoltro e POP/IMAP.

Si clicca su Aggiungi un indirizzo di inoltro e si digita l'account a cui inoltrare la posta. Con GMail si può decidere di inoltrare anche solo determinati messaggi creando un Filtro come vedremo in seguito.

Per inoltrare la posta da un account Outlook, Hotmail o Live si accede con le nostre credenziali quindi si clicca sulla ruota dentata posta in alto a destra quindi si sceglie Altre opzioni di posta

Si clicca su Inoltro dei messaggi email e si inseriscono uno o più account a cui inoltrare la posta

Se si decide di inoltrare i messaggi di un account Outlook non lo si può però dimenticare completamente e bisogna accedervi almeno una volta ogni 365 giorni. Si può decidere di lasciare una copia dei messaggi inoltrati e questa è l'opzione consigliata.

SCARICARE LA POSTA DA ALTRI ACCOUNT CON GMAIL

Per varie ragioni è sempre preferibile l'inoltro puro e semplice ma con GMail si può anche scaricare la posta di altri account per un massimo di 5 usando Mail Fetcher. Si va sulla ruota dentata quindi su Impostazioni e si apre la scheda Account > Controlla la posta di altri account 

Si clicca su Aggiungi un tuo account di posta POP3. Si dovranno inserire nome del server, password e verificare la porta di accesso. Si selezionano le opzioni successive di lasciare una copia dei messaggi e di usare una connessione protetta e si conclude con Aggiungi account. La maggior parte dei campi saranno precompilati da GMail e alla fine dovremo solo digitare la password

La posta dell'account aggiunto verrà controllata molto spesso ma si potrà fare anche un controllo immediato andando su Scarica posta ora 

ETICHETTE E RICERCA SU GMAIL

Su GMail è presente una funzionalità per aggiungere le etichette ai messaggi di posta per favorire una loro più semplice archiviazione, catalogazione e ricerca

Ciascuna etichetta può essere colorata e nidificata in altre già esistenti. Per esempio si possono creare le etichette figlie Facebook, Twitter e Google+ da inserire all'interno della etichetta madre Social. Cliccando su una etichetta si visualizzeranno tutti i messaggi che in essa sono contenuti. Anche su Outlook c'è un sistema di contrassegni per le email ma meno sofisticato di quello di GMail.

Lo spazio a disposizione sulla nuvola di Google è di 15GB che ora sono diventati 25GB se si è scaricato QuickOffice per smartphone o tablet. Quindi si può evitare di eliminare le email come facevamo all'inizio della storia di internet per salvare lo spazio. Ora è bene lasciarle tutte e cancellare periodicamente solo quelle di spam. Attraverso un sofisticato sistema di ricerca con GMail si riesce a risalire facilmente a messaggi inviati o ricevuti anche anni prima. Per esempio incollando nella casella is:unread si ritrovano facilmente tutte le email non ancora lette. Anche su Outlook è presente una Ricerca Avanzata che ci permette di utilizzare questo servizio esattamente come GMail.

CREARE FILTRI SU GMAIL

Quando un messaggio viene inserito nella Cartella di Spam in realtà è stato di fatto operato un filtro direttamente dal servizio di posta elettronica. I filtri però possiamo crearceli da soli sia con GMail sia con Outlook. Su questo secondo servizio si va sulla ruota dentata quindi Altre opzioni di posta > Prevenzione posta indesiderata > Filtri e segnalazione. Si può settare una impostazione più o meno restrittiva riguardo alla Posta indesiderata.

Dove però i Filtri raggiungono il massimo della funzionalità è su GMail. Facciamo un esempio pratico che forse è più illuminante di enunciazioni teoriche. Se abbiamo impostato l'inoltro verso GMail di un altro account di posta è opportuno che quando si visualizza quei messaggi ci si renda subito conto di che tipo di email si tratti.  Per creare un filtro si va al solito sulla icona della ruota dentata quindi si clicca su Impostazioni > Filtri > Crea un nuovo filtro

Nella finestra popup successiva si impostano i criteri del filtro

Possiamo per esempio creare un filtro per selezionare le email che provengono da un certo mittente o che abbiano un certo destinatario. È anche possibile filtrare le email in base all'Oggetto o alle parole che contengono. Cliccando sulla icona della ricerca si fa una prova per vedere i messaggi selezionati. Si va invece su Crea filtro con questa ricerca per procedere

Nella finestra popup possiamo mettere la spunta alle caselle di controllo di

1. Ignora Posta in Arrivo (Archivia)
2. Segna come già letto
3. Aggiungi a Speciali
4. Applica l'etichetta e selezionare l'etichetta o crearne una nuova
5. Inoltralo e aggiungere l'indirizzo di inoltro (per inoltrare solo determinati messaggi)
6. Elimina
7. Non inviare mai a Spam
8. Invia risposta predefinita. Molto utile quando non abbiamo tempo di gestire dei messaggi e volgiamo rispondere in modo automatico con una risposta preconfezionata
9. Contrassegna come importante
10. Non contrassegnare mai come importante
11. Applica il filtro alle conversazioni precedenti

Si finisce andando su Crea Filtro e non mi sto a dilungare sulla grande potenza di questo strumento e sull'enorme aumento della produttività nella gestione della posta. Naturalmente ciascun messaggio può avere anche più di una etichetta così come può avere più etichette un singolo post e i sistemi di classificazione in fondo si somigliano alquanto.

GMAIL E OUTLOOK NEI DISPOSITIVI MOBILI

Per la gestione della posta elettronica in modo ottimale possono essere usati anche i dispositivi mobili. È evidente che non possiamo stare a controllare la posta 24 ore su 24 ma avere comunque una notifica dei messaggi è cosa utile per rimanere sempre in contatto con i nostri interessi, con i nostri amici, con il nostro lavoro o con i nostri hobbies. Sia GMail sia Outlook hanno ottime applicazioni per cellulare

1. GMail per Android
2. GMail per iPhone e iPad
3. Outlook per Android.

CREARE ALIAS CON OUTLOOK

Outlook ha come del resto anche Yahoo una funzionalità utilissima che invece non è presente in GMail almeno con queste caratteristiche. In ciascun indirizzo Outlook possono essere aggiunti fino a 5 indirizzi alias che possono servire per registrarsi a servizi che poi non abbiamo intenzione di seguire effettivamente. Dopo che si è fatto la registrazione si può anche cancellare l'alias che è stato creato per non ricevere eventuale spam. Non sto a soffermarmi sulla utilità di questa funzione per chi è abituato a recensire servizi seri e meno seri in modo continuativo.

Come al solito si va sulla ruota dentata quindi su Altre opzioni di posta > Crea un alias di Outlook

Va inserita nuovamente la password per procedere quindi si sceglie la prima parte dell'account

Il dominio dell'indirizzo di posta si seleziona tra outlook.it, outlook.com, hotmail.it, hotmail.com, live.com o live.it. Si va su Crea per procedere alla creazione dell'alias. L'indirizzo dell'alias dovrà ovviamente essere disponibile.

Nel passaggio successivo potremo scegliere di ricevere i messaggi di questo alias nella Posta in arrivo o in una cartella specifica (consigliato). Si va su Completato per attivare il nuovo alias. Le cartelle degli alias saranno visibili nella colonna di sinistra e potranno essere consultate anche dai dispositivi mobili.

Ciascun alias può essere eliminato quando non serve più. Nel caso si fosse attivato l'inoltro anche la posta degli alias verrà inoltrata insieme a quella dell'indirizzo principale. Gli alias possono anche servire per cambiare indirizzo email visto che dopo la loro creazione sarà possibile eliminare l'indirizzo principale dell'account oppure configurare un alias come predefinito.