20 funzioni e trucchi per Office 2013 e Office 365.

Le funzionalità più interessanti e i trucchi più utili di Office 2013 e Office 365 nella sua versione desktop, in quella cloud e in quella gratuita.

Il nuovo Office 2013 della Microsoft è stato rilasciato in diverse versioni per venire incontro alle esigenze più diverse. Si va dal classico programma da installare nel computer alla versione online completamente gratuita, dall'abbonamento mensile con il cloud alla versione mobile. 

Se si sceglie il canone mensile si può optare per Office 365 Home per 10€ euro al mese, per Office 365 Personal dal costo di 7€ al mese oppure per Office 365 University che costa 79€ per 4 anni vale a dire 1,65€ al mese. Se si preferisce l'acquisto una tantum da installare nel PC c'è la versione Home & Student (Word, Excel, Powerpoint e OneNote) per 119€, Home & Business (con in più Outlook) per 269€ o Office Professional (con in più Publisher e Access) per 539€.

La versione online gratuita di Office permette di creare o modificare documenti dal nostro account OneDrive. La versione gratis rispetto a quella a pagamento ha meno funzionalità ma assolutamente in grado di svolgere i compiti fondamentali. C'è da dire inoltre che il programma OneNote può essere scaricato e installato senza limitazioni. La Microsoft sta inoltre implementando le sue applicazioni Office negli smartphone Nokia senza spese aggiuntive ma anche su Android è possibile scaricare Office gratis. Recentemente ho pubblicato un articolo in cui illustravo 7 metodi per usare Office in modo gratuito mentre in questo post vedremo alcuni trucchi non sempre conosciuti di questa suite.

 

Convertire e salvare in PDF

Con Office, segnatamente con Word, è possibile aprire, modificare e salvare un file PDF. Si può anche salvare un documento in questo formato. Si va su File > Apri > Computer > Sfoglia e si sceglie il file PDF da aprire. Si visualizzerà un messaggio come questo

in cui saremo informati della conversione e, nel caso in cui ci fossero molti elementi grafici, che il documento convertito potrebbe non essere identico al PDF originale. Nei miei test però non ho mai trovato modifiche significative. Se invece si vuole convertire un documento Word in PDF basta andare in File > Salva come Adobe PDF per poi scegliere la cartella di destinazione

 

Integrare Office Online con OneDrive per creare di sondaggi

Con Excel online è possibile creare dei sondaggi a partire da un foglio di calcolo.

 

Unire più forme e copiare i colori

Come è noto i codici dei colori individuano in modo univoco ciascuna tonalità di colore. Con Powerpoint si possono anche unire più forme

 

 

Come aggiungere o togliere uno sfondo ai documenti

Si va su Inserisci > Frontespizio  e si può selezionare il frontespizio desiderato oppure togliere quello corrente. Oltre a quelli visibili si possono selezionarli anche online

Per sfondi o filigrane inseriti non solo nella prima ma in tutte le pagine si deve andare su Progettazione

per poi scegliere Colore pagina o Filigrana.

 

Inserire simboli e caratteri speciali

Con Office si possono inserire nei documenti simboli e caratteri speciali. Su Word 2013 basta andare su Inserisci > Simboli > Altri simboli e selezionare una delle tante opzioni

 

Come mostrare Righello e Griglia

In alcuni documenti c'è la necessità di allineare orizzontalmente o verticalmente degli elementi. A questo scopo può essere utile visualizzare il Righello o addirittura la Griglia

Sono strumenti particolarmente utili per il perfetto posizionamento di un oggetto.

 

Inserire Intestazione, Piè di pagina e Numero di pagina

Tutte queste opzioni sono personalizzabili andando su Inserisci

Con Intestazione si inseriscono nella parte alta di tutte le pagine un contenuto che potrebbe essere il numero di pagina, l'autore del documento o il sito web di riferimento.  Il Numero di pagina è chiaro di per sé a cosa serva mentre il Piè di pagina serve per inserire il contenuto nella parte inferiore.

 

Creare una Bibliografia di citazioni in un Indice

In Riferimenti > Bibliografia e in Riferimenti > Inserisci citazione si possono mostrare elenchi di opere oppure inserire delle citazioni di altri documenti. Le citazioni possono essere organizzate in Inserisci > Gestisci fonti e in Riferimento incrociato si possono collegare oggetti nello stesso documento

 

Inserire Collegamenti e Segnalibri

Nel testo formattato si possono inserire dei link ipertestuali, riferimenti incrociati e segnalibri 

I collegamenti possono essere inseriti anche selezionando il testo e cliccando con il destro del mouse su Collegamento ipertestuale

Con i Riferimenti Incrociati si possono mettere link con etichetta generata automaticamente.

 

Interruzioni di pagina e di sezione

Consentono di continuare il testo nella pagina successiva o nella colonna successiva. Si va su Layout di pagina > Interruzioni per poi scegliere l'opzione prescelta

 

Colore della pagina, sfondi, background e watermark

Si va su Progettazione > Sfondo pagina e per una immagine di sfondo si va su Filigrana > Filigrana personalizzata > Filigrana immagine > Selezione immagine e si importa una foto da quelle presenti nella cartella del computer

La filigrana può essere usata anche come watermark.

 

Incorporare video e effetti

Si va su Inserisci > Video online per poi scegliere l'opzione desiderata

Si possono cercare i video su Bing o su Youtube oppure si può incollare il codice HTML che è lo stesso che si usa per implementare i video in un sito web.

 

Salvare su OneDrive

Con Office 2013 si possono salvare i documenti su OneDrive che ultimamente ha aumentato a 15GB lo spazio gratuito di archiviazione. Si va su File > Salva con nome e si seleziona una cartella di OneDrive invece  che una del computer

 

Usare le immagini di Flickr e Facebook

Andando su Inserisci > Immagini online possiamo selezionarle da vari social

Ovviamente dobbiamo effettuare l'accesso per ciascun social da cui si vogliono trarre le foto.

 

Cambiare il tema di Office

Si va su Home > Progettazione > Temi per selezionare quello desiderato

 

 

Aggiungere delle applicazioni dallo Store

Su Windows 8 si può accedere allo Store delle applicazioni che possono essere inserite nel layout andando su Inserisci > Store per poi selezionare quelle che desideriamo 

 

Rimuovere la schermata iniziale

Quando si apre un programma Office visualizziamo una schermata iniziale

con i documenti recenti ed i temi utilizzati di recente. Per non visualizzarla più si va su File > Opzioni > Generale > Opzioni di avvio > Mostra la schermata Start all'avvio

Si toglie la spunta e per rendere effettiva la modifica bisogna cliccare su OK.

 

  Proteggere i documenti

Come per i file PDF anche per i file Office è possibile impostare delle opzioni di protezione. Si va su File > Proteggi documento e si sceglie tra  queste possibilità:

1. Segna come finale - per impostare il documento di sola lettura
2. Crittografa con password - per farlo aprire solo da chi la conosce
3. Limita modifica - per limitare il tipo di modifiche da effettuare
4. Aggiungi firma digitale - per aggiungere una firma digitale invisibile

 

Aggiungere espressioni matematiche e formule chimiche

Come abbiamo già visto in altri articoli è possibile inserire delle espressioni con simbolismo matematico e formule chimiche di struttura mediante l'utilizzo di un opportuno plugin.

 

Verifica del documento

Prima di pubblicare un documento si possono verificare alcune cose importanti

Su File > Controlla documento possiamo

1. Controllare documento per verificare le informazioni personali e le proprietà nascoste
2. Verifica accessibilità per controllare che non ci siano elementi di difficile leggibilità
3. Verifica compatibilità per controllare che non ci siano caratteristiche non supportate.