Tutti i trucchi per usare al meglio Gmail.

Le principali funzioni di Gmail per rendere più produttiva la gestione della posta elettronica tramite filtri, ricerca, labs ee alias.

Gmail è il client di posta elettronica che meglio protegge gli utenti dallo spam e che ha una tale quantità di funzioni che non si possono certo riassumere in un post ma ci vorrebbe un intero trattato tra l'altro sempre in divenire visto che funzioni e estensioni vengono introdotte a ritmo costante.

Non è mia intenzione elencare tutte le cose più o meno straordinarie che si possono fare con Gmail ma solo quella di condividere alcuni trucchi che forse non sono conosciuti da tutti e che possono aumentare di parecchio la produttività nella gestione della posta elettronica. 

FUNZIONI SPERIMENTALI DI LABS

Se cliccate in alto a destra sulla ruota dentata e selezionate Impostazioni visualizzerete tutte le schede di Gmail. Una particolarmente interessante per i geek e non solo è quella denominata Labs 

Scorrendo la pagina verso il basso possiamo attivare tutte le singole funzionalità. Dopo aver messo la spunta su Attiva è necessario andare sul pulsante Salva modifiche che si trova sopra ai Labs attivati.

1. Annulla invio - Per annullare l'invio del messaggio per qualche secondo in modo da evitare email inviate troppo di fretta senza la necessaria meditazione
2. Anteprima di Picasa - Mostra le miniature di Picasa tutte le volte che si riceve un link a Picasa
3. Avanzamento automatico - Per visualizzare automaticamente la conversazione successiva
4. Cita testo selezionato - Inserisce come citazione il testo che si è selezionato
5. Foto nella chat - Per visualizzare le foto dei contatti quando si chatta con loro
6. Lettore di Google Voice nella posta - Per riprodurre in audio i messaggi su Google Voice
7. Link rapidi - Aggiunge in una colonna di sinistra i link di ricerche frequenti o altri URL
8. Pulsante Segna come già letto - Per risparmiare un click su Altre azioni
9. Riquadro Anteprima - Un riquadro di Anteprima per velocizzare la lettura
10. Risposte predefinite - Per i più pigri per salvare e inviare i messaggi più comuni
11. Anteprime di Google Maps - Anteprime di Google Maps di tutti gli indirizzi di Gmail
12. Anteprime di Yelp - Per visualizzare le anteprime delle inserzioni Yelp
13. Chat a destra - Per spostare la chat sulla destra del layout
14. Google Calendar - Per aggiungere un riquadro di Google Calendar con tutti gli appuntamenti
15. Icona di autenticazione per mittenti verificati - Mostra un icona a forma di chiave accanto agli account che gli spammer tentano di contraffare come eBay, Amazon, Paypal, ecc
16. Icona messaggi da leggere - Per mostrare il numero dei messaggi non letti
17. Posta in arrivo multipla - Per aggiungere ulteriori elenchi di email
18. Ricerca Google Apps - Per estendere la ricerca di Gmail anche a Google Documenti e Google Sites
19. Scorciatoie da tastiera personalizzate - Per personalizzare le scorciatoie di tastiera
20. Smart Label -Per raggruppare automaticamente le email di massa che riguardano notifiche social o messaggi da social. Vengono creati dei filtri e delle etichette automatiche

 

CREARE DEI FILTRI

Su Gmail possono essere creati dei filtri per per esempio contrassegnare come letti i messaggi inviati da un determinato mittente, come rispondere automaticamente ai messaggi di un altro mittente oppure come inserire in una particolare etichetta le email che contengono una determinata parola o frase. Si va sempre su Impostazioni > Filtri > Crea un nuovo filtro e si configura l'azione da compiere 

Si possono filtrare le email per una parola presente nell'indirizzo del mittente o in quello del destinatario, per l'oggetto, per le parole che contiene o per le parole che non contiene, per le email che contengono allegati e si può anche includere o non includere le chat. 

GESTIRE TUTTI GLI ACCOUNT DI POSTA DA GMAIL

Se possediamo account GMail anche più di uno, indirizzi di posta Hotmail, Live, Outlook, Yahoo, Alice o chi ne ha più ne metta si possono comunque inoltrare i messaggi a un nostro indirizzo Gmail per visualizzarvi tutti i messaggi che riceviamo indipendentemente dal destinatario che può essere diverso. 

Si va sempre su Impostazioni > Account e Importazione > Importa messaggi e contatti per inoltrare i messaggi. Tramite i filtri possiamo etichettare tali messaggi in modo da sapere subito da che account provengano. Inoltre si possono controllare i messaggi di altri account tramite POP3 andando su Aggiungi un altro indirizzo email di tua proprietà. La cosa particolarmente interessante è che si può mettere la spunta a Rispondi dallo stesso indirizzo al quale il messaggio è stato inviato oppure Rispondi sempre dall'indirizzo predefinito che deve essere scelto dall'utente

Ovviamente dobbiamo dimostrare di essere i proprietari di questi indirizzi e dobbiamo accedervi per impostare l'inoltro verso questo nostro account privilegiato. Quando si invierà una email sarà possibile scegliere l'account da cui inviarla tra quelli che abbiamo impostato su Gmail

 

Per gli altri account Gmail che vogliamo inoltrare dobbiamo andare su Impostazioni > Inoltro e POP/IMAP per configurare l'inoltro dei messaggi a questo account. 

INSERIRE FIRMA E COLLEGAMENTI SU GMAIL

Su Gmail possiamo aggiungere automaticamente una firma anche con le icone con i link ai vari social network a cui siamo iscritti. In questo caso si va su Impostazioni > Generali > Firma

Nell'Editor della firma per ciascun account che abbiamo configurato possiamo inserire una firma diversa con eventualmente delle icone o delle immagini che possono contenere anche dei link. 

CREARE ALIAS CON GMAIL

Una particolarità interessante di Gmail è quella di creare infiniti alias di posta elettronica che possono essere gestiti con i Filtri e i cui messaggi possono essere archiviati mediante le etichette.

1) Gmail non considera eventuali punti presenti nel vostro indirizzo email. Per esempio se si invia una email a parsifal.32@gmail.com oppure a par.sifal32@gmail.com saranno comunque ricevuti da parsifal32@gmail.com.

Per questa ragione possiamo dare indirizzi diversi a forum, social o servizi web per poi mediante l'utilizzo dei filtri etichettare le email in modo automatico e eventualmente segnarle come già lette.

2) Su Gmail dopo l'username si può aggiungere un più ( + )con un altra parola e una email inviata a quell'indirizzo ci arriverò comunque. Per essere più chiari se si possiede un account ernesto@gmail.com possiamo per esempio utilizzare i seguenti indirizzi

• ernesto+famiglia@gmail.com per i familiari
• ernesto+amici@gmail.com per gli amici
• ernesto+banca@gmail.com per i messaggi della banca
• ernesto+social@gmail.com come indirizzo della registrazione nei social network, ecc

3) Il domino @gmail.com può essere sostituito da @googlemail.com nel senso che le email inviate a ernesto@googlemail.com arriveranno a ernesto@gmail.com senza alcun problema. Sempre utilizzando i filtri si possono quindi selezionare a priori i messaggi.

RICERCA SU GMAIL

Gmail ha una ricerca piuttosto evoluta e non ci stupisce visto che è un servizio di Google. La ricerca si effettua con la barra apposita situata nella parte alta della pagina che mostra tutti i messaggi

 

Se si inizia a digitare nella casella ci vengono subito mostrati come suggerimenti i contatti che hanno quei caratteri nel loro indirizzo. Nella colonna di sinistra sono indicati i Messaggi Speciali, la Posta Inviata, le Bozze, lo Spam che non sono altro che ricerche. Per trovare per esempio i Messaggi Speciali si deve effettuare la ricerca is:starred mentre per le Bozze la ricerca sarà in:draft. Le email presenti in una etichetta possono essere trovate con la ricerca label:nomeetichetta. Alcune ricerche sono molto utili per esempio per ricavare spazio su Gmail come quella di trovare i messaggi con gli allegati. Un'altra ricerca utile è quella delle email che non sono state contrassegnate come lette.

from	mittente	from:ernesto trova tutti i messaggi ricevuti da ernesto
to	destinatario	to:maria trova tutti i messaggi inviati a Maria
subject	oggetto	subject:blogger trova tutte le email con blogger nell'oggetto
label	etichetta	label:blogger trova tutte le email inserite nella etichetta blogger
has:attachment	allegato	from:ernesto has:attachment trova tutti i messaggi con allegati inviati da ernesto
filename	ricerca allegati	filename:template.xml trova i messaggi con allegato il file template.xml
in:inbox	Posta in arrivo
in:trash	Cestino
in:spam	Spam	in:trash from:ernesto trova i messaggi di ernesto nel cestino
is:starred	Speciali
is:unread	Da leggere
is:read	Già letti