Come proteggere un documento Word 2013 o Libre Office dalle modifiche e farlo aprire in sola lettura.

Come salvare un documento di Office 2013 o di Libre Office in sola lettura per permetterne solo la lettura ma senza modificarlo.

Un documento creato con Word può essere protetto in vari modi. Il più radicale è quello di permettere la sua apertura solo a seguito dell'inserimento di una password ma in alcuni casi è sufficiente la protezione contro le modifiche e lasciare liberi di leggerlo. Il primo metodo serve quando si vogliano nascondere delle informazioni sensibili che possano essere lette solo da persone a cui è permesso l'accesso. Il secondo sistema invece è consigliabile quando si voglia mantenere l'integrità del documento stesso impedendone la modifica ma lasciando libertà di lettura.

Mi sono già occupato di come inserire una password in Office2013 e Libre Office invece in questo articolo vedremo quindi come impedire la modifica di documenti creati con Word o con altra applicazione di Office 2013.  Dopo aver creato il documento

si clicca sulla freccetta nera sotto Proteggi documento. Vediamo le varie possibilità che ci sono per permettere solo la lettura del file.

SEGNA COME FINALE

La prima scelta è quella di cliccare su Segna come finale. Si visualizzerà questo messaggio

Solo il proprietario del file sarà quindi in grado di modificarlo.

In un secondo messaggio verremo informati che in un documento impostato come versione finale saranno disattivati i comandi per la digitazione, la modifica e la correzione. I documenti contrassegnati come finali sono riconoscibili da Segna come finale visualizzato sulla barra di stato.

Anche aprendolo con un altro Editor come Libre Office potremo farlo in sola lettura o al limite aprirne una copia che potrà anche essere modificata ma il documento originale rimarrà intatto. L'autore del documento potrà disattivare questa impostazione andando su Modifica

LIMITA MODIFICA

Se nel menù verticale di Proteggi documento si sceglie invece Limita Modifica

si aprirà una colonna sulla destra con le varie configurazioni possibili. Si possono mettere Limiti alla formattazione e delle Restrizioni alle modifiche che permettono la sola lettura o che consentono le revisioni, i commenti e la compilazione dei moduli. Si possono scegliere anche i nomi degli utenti che possono modificare liberamente alcune aree del documento precedentemente selezionate. Si termina andando su Sì, applica protezione. Si visualizzerà una ulteriore finestra in cui opzionalmente inserire una password

Si può lasciare i campi in bianco e andare su OK senza digitare niente. Se però non si inserisce la password il file potrà essere aperto da altro Editor e modificato ma se ne potrà salvare solo una copia.

COME PERMETTERE DI APRIRE IN SOLO LETTURA I DOCUMENTI LIBRE OFFICE

Anche su Libre Office possiamo salvare i documenti in sola lettura permettendone l'apertura ma non la modifica a meno che non si conosca la password. Dopo essere andati su File > Salva con nome… si mette la spunta a Salva con password quindi si clicca su Salva

 

Nella finestra che si apre si clicca su +Opzioni

e non si utilizzeranno i primi due campi che invece servono per inserire la password generale che permette solo a chi la conosce di aprirlo. Nella parte in basso

si mette la spunta su Apri il file in sola lettura e si digita per due volte la password. Dopo aver cliccato su OK il file verrà salvato e non potrà essere modificato ma solo letto.  Ci verrà chiesto di digitare nuovamente la password nello stesso modulo. Perché il documento venga salvato in sola lettura con Libre Office bisogna però che sia salvato in formato .odt.

Per modificare il documento si dovrà cliccare sopra a detta scritta e digitare la password.