Come usare Excel, le cartelle e i fogli di lavoro.

Come funziona Excel di Office e quali sono le sue principali caratteristiche.

Il programma più utilizzato di Office è sicuramente Word che serve per creare documenti di testo formattati arricchiti da immagini e altri oggetti quali ClipArt e Equazioni matematiche. Excel sempre di Office è probabilmente al secondo posto come frequenza di utilizzo e viene prima di Powerpoint e Access. Excel serve per creare quelli che vengono chiamati fogli di lavoro o fogli di calcolo ma ha anche una tale quantità di modelli già predisposti da poter essere utilizzato in una miriade di occasioni.

Imparare a usare Excel è molto utile perché le funzioni più importanti sono presenti anche sul Foglio Elettronico di Libre Office e negli strumenti online di Google Drive e di OneDrive. 

COME USARE I MODELLI DI EXCEL

Dopo aver aperto Excel se abbiamo già le idee chiare su quello che dobbiamo fare ci conviene utilizzare uno dei numerosi modelli che possono anche essere cercati online.

 

I modelli che utilizziamo più spesso saranno messi in primo piano. Ricordo che esistono modelli tra l'altro per Calendario, Budget per le vacanze, Pianificazione del party, Elenco regali, Lista della spesa, Pianificazione eventi, Programma dei compiti dati agli studenti, Registro del progetto, Pianificazione dei turni dei dipendenti, ecc. Se il modello che ci interessa non fosse presente basterà digitare una chiave di ricerca nella barra in alto per poi cliccare sulla icona della lente

P.e. digitando fattura visualizzeremo 24 modelli predisposti di fattura in modo da scegliere quella più confacente alle nostre esigenze. Nella colonna di destra verranno visualizzate anche tutte le categorie dei modelli Excel online che possono però essere sfogliati direttamente nel web

Si clicca nel modello che più ci aggrada per poi andare su Crea per iniziare la sua compilazione

Il modello sarà inserito nelle celle di Excel che sono la caratteristica del programma. Per un modello di fattura per esempio basterà digitare la quantità e il prezzo unitario dei prodotti fatturati per avere automaticamente tutti i totali parziali e il totale complessivo.

COME USARE UN DOCUMENTO VUOTO

Invece di usare un modello possiamo iniziare da un documento vuoto che è la scelta da compiere quando si vogliano organizzare e elaborare tutta una serie di dati. Si va su File > Nuovo

Le celle sono individuate da righe de colonne. Le righe sono ordinate secondo i numeri naturali mentre le colonne da lettere maiuscole. In alto ci sono gli strumenti classici di Word per la formattazione del testo. Le celle possono contenere numeri, testo o formule. Si inseriscono i dati nelle celle e le si raggruppano in righe e colonne. In questo modo è possibile sommare i dati, ordinarli, filtrarli, inserirli all'interno di tabelle e creare grafici. I documenti di Excel sono chiamati Cartelle di Lavoro e in ciascuna cartella sono contenuti dei Fogli di lavoro.

Per immettere un dato bisogna fare doppio click in una cella. La larghezza delle varie colonne può essere aggiustata trascinandone il bordo con il mouse nella lettera della colonna in alto

SOMMA AUTOMATICA

Per sommare i dati di una colonna si clicca sulla cella vuota sotto i dati mentre per sommare i dati di una riga si clicca sulla cella vuota a destra. Poi si va su Home > Somma automatica

Apparirà la formula della Somma. Dovremo selezionare le celle da sommare. Basterà cliccare con il mouse sulla prima e scendere fino in basso. Pigiando su Invio nella tastiera apparirà il risultato

CREARE FORMULE SEMPLICI

Quando si vogliano fare delle operazioni con i dati delle celle si usano le formule. Nel piccolo foglio di lavoro che ho preparato nella Colonna A ho inserito le quantità di un prodotto, nella Colonna C il suo costo unitario. Nella Colonna F ho invece messo il Costo totale dei prodotti.

Nella Cella F2 della Colonna F si digiterà la formula =A2*C2 quindi si andrà su Invio. Excel effettuerà immediatamente la moltiplicazione e mostrerà il risultato. Le formule iniziano sempre con il segno di uguale ( = ) e hanno le seguenti sintassi

=A2+A3     Somma i valori delle celle A2 e A3
=A2-A3      Sottrae il valore della cella A3 dal valore contenuto in A2
=A2/A3      Divide il valore della cella A2 per il valore contenuto in A3
=A2*A3      Moltiplica il valore della cella A2 per il valore contenuto in A3
=A2^A3     Eleva il valore della cella A2 alla potenza specificata in A3

COME APPLICARE UN FORMATO NUMERICO

Si possono distinguere diversi tipi di numeri andando su Home > Freccia accanto a Generale

Si può scegliere Valuta, Data, Percentuale, Frazione, Notazione Scientifica, Testo. Più semplicemente si può cliccare con il destro del mouse su una cella

per poi scegliere il formato dalla finestra che si apre. Si va su OK per immettere il formato.

MEDIA DI UNA COLONNA

Per trovare la media dei valori di una colonna o il suo massimo o il suo minimo si clicca sulla cella alla fine della colonna quindi si va su Home > Somma automatica > Media (Max, Min)

Si visualizzerà la formula =MEDIA...  quindi si va su Invio per visualizzare il risultato.

SALVARE UN DOCUMENTO EXCEL

Dopo che il foglio di lavoro è stato completato si va su File  > Salva con nome

I documenti possono essere salvati in una cartella di lavoro e anche protetti con password. In altri post prenderò in esame altre funzioni di Excel come quella di mettere dei dati in ordine alfabetico.