Come ridurre le dimensioni dei file Office con immagini.

Come diminuire il peso dei documenti di Office 2010, 2013, 2016 (Word, Excel, Powerpoint, ecc) comprimendo le immagini.

Ho scritto diversi post sulla ottimizzazione delle immagini per velocizzare la velocità delle pagine web che è diventato un obiettivo primario di Google. Nonostante che la velocità di connessione tenda ad aumentare (in Italia meno che in altri paesi) e che ci siano servizi che offrono spazi di archiviazione gratuiti, l'esigenza di risparmiare spazio è sempre presente.

Dopo aver visto come minimizzare il peso delle immagini con Gimp e RIOT e specificatamente degli screenshot con gli stessi tool e con Snagit 12 in questo articolo vedremo come utilizzare gli strumenti di Office per rendere meno pesanti i documenti editati con Office. La procedura e gli screenshot seguenti si riferiranno a Word di Office 2013 ma il metodo non cambia per tutti gli altri programmi di Office a partire da Office 2010 fino a Office 2016.

Tutti i programmi di Office (Word, Excel, Powerpoint, ecc) offrono un tool nativo per diminuire il peso delle immagini all'interno del documento. Dopo aver selezionato la foto cliccandoci sopra si va nella scheda Strumenti Immagine Formato per poi cliccare su Comprimi Immagini

Si aprirà una finestra in cui ci verrà chiesto se comprimere solo quella immagine o tutte le foto presenti nel documento. Si va su OK dopo aver lasciato o tolto le spunte di default

L'opzione Elimina aree ritagliate delle immagini serve per eliminare le aree ritagliate delle immagini se si è usato questa funzionalità dopo averle inserite. In Output di destinazione si può configurare anche la qualità di risoluzione più adatta in funzione della finalità del documento

Se il documento dovrà essere stampato, l'immagine dovrà avere una qualità eccellente con 220ppi, se sarà solo pubblicato online la risoluzione potrà essere di 150ppi e infine per un invio per posta elettronica basterà una risoluzione di 96ppi. Ricordo che l'unità di misura ppi significa numero di punti per pollice. Se si decide di comprimere tutte le immagini, Word potrebbe impiegarci un po' di tempo. C'è anche l'opzione Usa risoluzione del documento che è quella impostata di default.

RIMUOVERE LE INFORMAZIONI DI FORMATTAZIONE

Word offre tool per la modifica delle immagini e mantiene le informazioni di formattazione per ritornare alle immagini originali. Rimuovendole si riesce a diminuire ulteriormente la dimensione del documento. Si va su File quindi si sceglie Opzioni -> Impostazioni Avanzate

Si scorre la finestra fino a Dimensioni e qualità immagine. Si mette la spunta su Ignora dati modifica, eventualmente si configura la risoluzione predefinita (da 220ppi a 96ppi) e si va su OK. Questa seconda ottimizzazione va fatta solo se non siamo soddisfatti della diminuzione del peso del file dopo la compressione delle immagini. Ovviamente la diminuzione del peso del file dipenderà dal numero delle immagini in relazione al numero delle pagine del documento.