12 trucchi utili per i documenti creati con Google Documenti.

12 funzionalità di Google Documenti e Google Drive per aumentare la produttività e migliorare l'esperienza d'uso: sommario, editor immagini e equazioni, pubblicazione, componenti aggiuntivi, ecc

Quando ancora non esisteva Google Drive era però già disponibile Google Docs per editare documenti online con degli strumenti analoghi a quelli di Office. I documenti creati in precedenza con Google Docs, oppure quelli creati anche successivamente alla introduzione di Google Drive, saranno navigabili nella cartella I miei file di Google Drive.

Si può creare un documento con i tool di Google oltre che partendo da Google Docs anche accedendo a Google Drive. In Google Drive si clicca su Nuovo per poi scegliere Documenti Google, Fogli Google, Presentazioni Google, Moduli Google, Disegni Google, ecc. Se invece si parte da Google Docs dovremo andare sulla colonna di sinistra e scegliere Documenti, Fogli o Presentazioni. Su Google Docs c'è comunque anche il link per passare subito a Google Drive.

Vediamo alcuni dei trucchi più semplici da usare con questo fantastico strumento gratuito.

1) Passare da MAIUSCOLO a minuscolo e viceversa

In Word e Wordpad la sostituzione di maiuscolo in minuscolo o viceversa avviene in modo semplicissimo con scorciatoie da tastiera. Lo si può fare anche con Google Docs installando il componente aggiuntivo Change Case. Dopo aver concesso l'autorizzazione alla estensione si visualizzerà sotto Componenti aggiuntivi. Si seleziona il testo da modificare e

posizionando il mouse su Change Case si potrà selezionare le opzioni All uppercase, All lowercase, First letter capitals, Invert case, Sentence case, Title case. Non c'è bisogno di traduzione.

2) Come aggiungere un indice o sommario a un documento di Google Docs

Per poter aggiungere un indice bisogna creare una struttura di stili in modo da far comprendere alla applicazione i titoli dei diversi capitoli, sezioni e intestazioni.

Per aggiungere l'indice si posiziona il cursore nel punto in cui inserirlo quindi si va su Inserisci -> Sommario per aggiungere l'indice nel punto desiderato

3) Editare una immagine

Su Google Documenti si può aggiungere una immagine andando su Inserisci -> Immagine. Possiamo editarla nelle dimensioni con le maniglie che si visualizzano dopo la selezione.

Se ci clicchiamo sopra con il destro del mouse si visualizzerà il menù contestuale in cui andare su Reimposta immagine, Ritaglia immagine, Sostituisci immagine e Opzioni immagini. Con Ritaglia immagine utilizzeremo le maniglie per salvare solo un'area della stessa. Se si sceglie Sostituisci immagine si aprirà una finestra in cui trovare immagini dagli album di Google Foto o dal web. In Opzioni Immagine si visualizzeranno dei tool in una colonna posizionata sulla destra. Si potranno aggiungere effetti di ricolorazione, trasparenza, luminosità e contrasto.

4) Salvare il documento in differenti formati

Andando su File -> Scarica come... si potrà scegliere il formato

 

tra .docx (Microsoft Word), .odt (Libre Office), .rtf (Rich Text Format), .PDF, .txt (testo normale), .html (pagina web compressa in file .zip), .epub (pubblicazione EPUB).

5) Aggiungere equazioni e espressioni matematiche

Nei documenti Google Docs si possono aggiungere anche equazioni e espressioni matematiche. Non c'è un editor paragonabili a quelli di Word o anche di Wordpad ma andando su Inserisci -> Equazione si aprirà un Editor con cui si può creare una espressione matematica

Ci sono simboli per lettere greche, per operazioni su insiemi e funzioni, per relazioni, per operazioni matematiche e frecce. Si posiziona il cursore e si va su Nuova Equazione.

6) Aggiungere commenti a un testo

Selezionando una porzione di testo del documento si può cliccarci sopra con il destro del mouse per poi scegliere Commento. Si visualizzerà un campo in cui aggiungere il nostro commento e pubblicarlo

Questa funzione può essere usata per aggiungere la traduzione a una frase in lingua straniera.

7) Trovare la definizione di parole

Se abbiamo dei dubbi sul significato di una parola o se vogliamo trovarne un sinonimo o un contrario si potrà selezionare per poi cliccarci sopra con il destro del mouse e scegliere Definisci ..... Se nei risultati di Google c'è la definizione della parola verrà mostrata sulla destra con gli altri risultati

 

8) Rimpiazzare dei caratteri con dei simboli

Siete soliti creare documenti scientifici che abbondano di simboli matematici e non volete andare sempre a cercarli? Alcuni di questi simboli non sono disponibili nella tastiera ma possono essere associati a una combinazione di caratteri. Si va su Strumenti -> Preferenze

in cui verranno mostrate le scorciatoie da tastiera per la sostituzione automatica con l'inserimento di alcuni simboli come il copyright, il trademark, le frecce e le frazioni. Ci sono anche le spunte per usare o meno virgolette inglesi e per rilevare link e elenchi automaticamente. Si possono aggiungere anche altre scorciatoie per simboli quali infinito, appartenenza, ecc.

9) Visualizzare le revisioni del documento

Quando a un documento lavorano più persone si apre il pannello delle revisioni per evitare conflitti tra i diversi membri del team che lavora al documento. Si può digitare Ctrl+Shift+Alt+H oppure andare su File -> Cronologia delle revisioni

10) Installare i componenti aggiuntivi

Su Google Documenti si possono installare una miriade di estensioni per aggiungere nuove funzionalità. Si va su Componenti aggiuntivi -> Installa componenti aggiuntivi per aprire la finestra con tutte le estensioni disponibili. In un post precedente ho recensito le migliori estensioni per Google Docs che possono essere disinstallate andando su Gestisci componenti aggiuntivi.

11) Incollare senza formattazione

Quando si copia un testo da una pagina web se questo viene incollato così com'è in un editor viene mantenuta anche la formattazione come dimensione carattere, colori, grassetto, ecc. Per evitarlo dovremo prima incollarlo in Blocco Note e poi incollarlo di nuovo nell'Editor.

Alternativamente si clicca con il destro del mouse nel punto in cui aggiungere il testo copiato e si sceglie Incolla senza formattazione oppure si digita Ctrl+Maiusc+V al posto del classico Ctrl+V.

12) Incorporare un documento in un post

Con Google Docs è possibile incorporare documenti in una pagina web. Per poterlo fare bisogna che il documento sia pubblico. Si va su File -> Pubblica sul web e quindi si sceglie Link o Incorpora. Nel primo caso verrà creato un link pubblico mentre con Incorpora si vedrà un codice

di un iframe da incollare in una pagina web in modalità HTML. Se si ripete l'operazione e si clicca su Contenuti pubblicati e impostazioni si può interrompere la pubblicazione in ogni momento.