Come aggiungere utenti e indirizzi email a G Suite.

Come aggiungere nuovi utenti a G Suite e come creare alias di indirizzi email per poi gestirli da un unico account Gmail.

Nel post precedente abbiamo visto come funziona G Suite, come registrarsi e quali siano le sue principali caratteristiche. In questo post vedremo quella che è una delle funzioni principali che permette all'amministratore di aggiungere altri utenti alla sua organizzazione assegnando a ognuno un indirizzo email personalizzato con il dominio dell'azienda o della organizzazione.

Il titolare di una azienda può creare il suo sito del tipo azienda.com o www.azienda.com e avere a disposizione fino a 30 utenti mentre la versione gratuita di G Suite denominata Standard, che si poteva attivare prima del 6 dicembre 2012, permette di aggiungere solo 10 utenti.

Si accede alla Console di Amministrazione di G Suite con il nome utente e la password impostata al primo accesso. Si clicca sulla icona Utenti per visualizzare l'elenco degli utenti che sono stati aggiunti.

Su G Suite si possono aggiungere nuovi utenti ciascuno con il proprio indirizzo email e nuovi alias email per ciascun nuovo utente. Vedremo come fare in entrambi i casi.

COME AGGIUNGERE NUOVI UTENTI

Dopo aver cliccato su Utenti si va sulla icona del più colorata di giallo posta in basso. Si possono aggiungere anche più utenti contemporaneamente. Si aprirà una finestra di configurazione come questa

in cui digitare nome e cognome e la prima parte dell'indirizzo. La seconda parte dell'indirizzo email sarà formata dal dominio G Suite. L'utente aggiunto potrà così accedere a G Suite tramite le sue credenziali. Si può lasciare a G Suite il compito di creare una password temporanea oppure la si può digitare noi stessi magari lasciando la spunta su Richiedi all'utente di cambiare la password all'accesso successivo. 

Dopo essere andati su Crea verrà aggiunto il nuovo utente all'elenco di tutti quelli che sono stati inseriti. Le credenziali possono essere spedite agli utenti aggiunti per autorizzarne l'accesso. L'amministratore dell'account G Suite avrà la qualifica di Super Admin mentre gli altri saranno semplici utenti che però potranno usare i servizi.

Cliccando su un nome utente l'amministratore potrà settarne il profilo. L'utente non Super Admin che accederà alla Console di G Suite potrà utilizzare solo le applicazioni disponibili

che sono 8 disponibili per tutti più altre fino a 56 basate sul Cloud. Tra queste c'è ovviamente Gmail per gestire la posta elettronica dell'utente e Google Drive per la creazione, il caricamento e salvataggio dei documenti tramite le applicazioni Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli. Potrà inoltre usare il Calendario, Google Sites per la creazione di siti statici, Google Hangouts per le videoconferenze, Google Gruppi, Google Plus e Mobile Device Manager per collegarvi dispositivi mobili quali smartphone e tablet.

COME CREARE UN ALIAS DI UN INDIRIZZO EMAIL CON G SUITE

Con G Suite si possono creare indirizzi alias per ciascun utente. Si possono creare per il Super Admin e per gli utenti normali. Però li può creare solo il Super Admin accedendo alla Console di Amministrazione per poi cliccare su Utenti. Ricordo che un indirizzo alias è un indirizzo di posta elettronica diverso da quello originale ma che manderà i messaggi con quel destinatario nella stessa casella di posta.

Si clicca sul nome utente a cui aggiungere un indirizzo alias quindi si va su Account

Nella finestra che si apre si clicca su Aggiungi un alias quindi si digita l'alias utente acanto a quello del dominio

per andare poi su Salva in basso a destra. Gli alias aggiunti potranno essere eliminati in qualunque momento cliccando su Rimuovi nella stessa pagina dell'account.

COME GESTIRE GLI INDIRIZZI E GLI ALIAS DI G SUITE CON GMAIL

Quando si crea un indirizzo utente oppure un suo alias in genere si ha l'esigenza di gestire la posta da una sola schermata Gmail. Vediamo come si procede per inoltrare la posta di un account utente di G Suite a Gmail e come inviare messaggi da Gmail con quel particolare nome utente o alias.

Si accede a G Suite con quel particolare account utente quindi si sceglie l'app Gmail. Dopo averla aperta si clicca sulla icona della ruota dentata a destra per poi scegliere Impostazioni. Si seleziona la scheda Inoltro e POP/IMAP quindi si mette la spunta su Inoltra una copia della posta a e si digita l'indirizzo email relativo

Ci sarà una procedura da seguire per dimostrare che tale indirizzo email è il nostro quindi si Salva le modifiche. È possibile lasciare una copia dei messaggi nell'account. Dopo questa operazione la posta di questo account arriverà all'indirizzo digitato. Adesso non resta che permettere all'account Gmail di inviare email anche con il mittente dell'account G Suite. Si apre l'account principale di Gmail e si va sulla ruota dentata quindi su Impostazioni.

Si sceglie la scheda Account e Importazione quindi si clicca su Aggiungi un altro indirizzo email nella sezione Invia messaggio come. Si aprirà una piccola finestra di configurazione in cui digitare l'indirizzo

Si clicca su Passaggio successivo per aprire un'altra finestra in cui digitare la password

È consigliabile lasciare la spunta alla connessione protetta consigliata. Si aprirà un'altra finestra dopo che si è cliccato su Aggiungi account. Se l'autenticazione non andasse a buon fine verrà mostrato un messaggio di errore e nella casella di posta di G Suite riceveremo un messaggio in cui ci sarà un link per attivare le app meno sicure. Nella pagina che si apre dovremo spostare il cursore su ON per le App meno sicure

Dopo averlo fatto si ripete la stessa procedura e dopo l'autenticazione ci verrà mostrata questa finestra

in cui digitare il codice di verifica che ci sarà arrivato via email all'indirizzo utente di G Suite. Dopo questa operazione saremo in grado di gestire la posta di un utente G Suite anche da un altro account Gmail.  Si riceveranno tutti i messaggi inviati a quell'indirizzo e si potranno inviare email con quel mittente.