Come funziona G Suite e come iniziare a usarla.

Come registrarsi e come usare G Suite per utilizzare i servizi di Google associati a una azienda, a dominio o a una organizzazione.

G Suite è un servizio di Google che si propone come aiuto alle imprese e alle organizzazioni per la gestione degli indirizzi di posta degli utenti e per controllarne la loro sicurezza.

Su G Suite sono implementati tutti i più importanti sevizi di Google che riguardano il cloud con la possibilità di avere spazio di archiviazione, editor online come quelli di Google Documenti e Google Dive, Calendari, servizi per videoconferenze, ecc.

Ci sono tre versioni di G Suite denominate G Suite Basic, G Suite Business e G Suite Enterprise. G Suite Basic offre email professionale, 30 GB di spazio di archiviazione per ogni utente e la suite di applicazioni per la collaborazione aziendale Google, che include Gmail, Calendar, Drive, editor di documenti, Hangouts e altro ancora. G Suite Business oltre alle caratteristiche della Basic ha in più delle funzioni per la  gestione avanzata dei dispositivi mobili e Google Vault. Infine G Suite Enterprise integra funzioni avanzate per le imprese più esigenti tra cui la prevenzione della perdita di dati (DLP) e la crittografia S/MIME per le email.

C'è anche G Suite for Education pensata appositamente per il no-profit e per le agenzie pubbliche che possono usare G Suite con edizioni speciali gratuite. Tanto per fare un esempio l'Università di Firenze ha gran parte dei suoi servizi implementati in G Suite con un indirizzo email personalizzato per ogni studente e docente.

Si può iniziare a usare G Suite sia se si possiede già un nome a dominio sia se ancora non si possiede. Se per esempio possedessimo già il dominio www.miaazienda.com con G Suite potremmo utilizzare l'email personalizzata con dominio @miaazienda.com a cui aggiungere i vari nomi utente. Se ancora non si possiede il dominio lo si può acquistare in fase di registrazione da scegliere con attenzione perché quello sarà il brand definitivo per l'utilizzo dei servizi di Google. Se la tua organizzazione possiede più domini questi potranno essere aggiunti gratuitamente a G Suite per permettere a tutti gli utenti di usare i servizi Google.

Precedentemente questo insieme di servizi di Google si chiamava Google Apps ma dal 29 Settembre 2016 il suo nome è stato cambiato in G Suite. Dal Luglio 2013 non è più possibile acquistare un dominio personalizzato direttamente da Blogger come avveniva in passato. Coloro che lo avevano già fatto hanno ricevuto anche un account gratuito di Google Apps che poi è diventata G Suite.

I prezzi per utilizzare G Suite sono i seguenti:

1. G Suite Basic: 4€per utente al mese o 40€ per utente l'anno
2. G Suite Business: 8€ al mese per utente
3. G Suite Enterprise: 23€ al mese per utente.

G Suite offre però la possibilità di registrarci e usare le sue funzioni con prova gratuita di 14 giorni.

• Inizia a usare G Suite.

FUNZIONI PRINCIPALI DI G SUITE

Dopo la registrazione si accede alla Console di Amministrazione del nostro account G Suite per poter utilizzare tutte le sue funzionalità che in questo post illustrerò solo in modo sintetico. Al primo accesso dovremo scegliere un nome utente e una password. Per rendere più sicuro l'account si può abilitare la verifica in due passaggi.

La Console di amministrazione di G Suite Basic ha le seguenti funzionalità: Utenti, Profilo aziendale, Fatturazione, Applicazioni, Domini, Assistenza, Gestione dispositivi, Rapporti e Sicurezza. Si può accedere e gestire la Console di Amministrazione di un account G Suite anche con le app mobili:

• Console Amministrazione Google per Android
• Console Amministrazione Google per iOS.

Nel caso di Android prima di scaricare e installare l'applicazione occorre aggiungere il nuovo account Google Cloud al nostro smartphone o tablet.

UTENTI

In Utenti si possono visualizzare gli utenti attivi con la possibilità di aggiungere fino a 30 utenti per la versione G Suite Basic cliccando sulla icona gialla del più posizionata in basso. L'amministratore può rinominare, sospendere o eliminare ciascun utente e può modificarne la password di accesso.

In un prossimo post vedremo come con G Suite si possano creare nuovi indirizzi email con lo stesso dominio.

PROFILO AZIENDALE

In Profilo Aziendale si possono impostare lingua, fuso orario, preferenze relative alle comunicazioni, caricare il logo dell'azienda, creare un indirizzo web personalizzato facile d ricordare. L'immagine del logo deve avere un peso massimo di 30 KB e una dimensione di 312x132 pixel.

In URL personalizzati si può scegliere degli indirizzi web personalizzati per accedere a Gmail, Calendario, Drive e Sites al posto di quelli di default come p.e. mail.google.com/a/ideepercomputeredinternet.com.

FATTURAZIONE E DOMINI

In Fatturazione si può per esempio decidere di rinnovare automaticamente il dominio. In Domini si può modificare o aggiungere un nuovo dominio nonché accedere ai DNS se il dominio è stato acquistato tramite Google.

SICUREZZA

Nella sezione Sicurezza si possono impostare tutte le nostre preferenze relative a password, verifica in due passaggi, gestione delle applicazioni meno sicure, impostare il Single Sign-On (SSO). Con questa funzione gli utenti eseguono un unico accesso a una app web, valido automaticamente per tutte le altre app web di Google.

APPLICAZIONI

La parte più operativa di G Suite è quella delle Applicazioni.

Per un utente G Suite Basic 8 applicazioni sono regolate dal contratto di G Suite e possono essere usate senza limitazioni. Cliccandoci sopra si potrà accedere a Calendario, Drive, Gmail, Google Hangouts,

Google+, Keep e Google Sites oltre alla Directory. Se invece si scelgono i 56 servizi Google aggiuntivi

si potrà accedere con il nostro account di utente G Suite a servizi molto conosciuti come Blogger, Cronologia delle posizioni, FeedBurner, Google Adsense, Google Adwords, Google Alerts, Google Analytics, Google Domanins (non ancora disponibile in Italia), Google Earth, Google Foto, Google Gruppi, Google Libri, Google Maps, Google News, Google Play, Google Shopping, Youtube, ecc

Cliccando per esempio su Blogger si può iniziare a utilizzare questo servizio con il nostro account utente di G Suite anche se non amministratore. Andando su Youtube vi accederemo con il nostro account G Suite. Nei prossimi post prenderò in esame alcune delle caratteristiche più interessanti per gli amministratori di siti web.