Come mettere in sicurezza l'account G Suite e proteggere i dati aziendali.

Come proteggere i dati della nostra organizzazione configurando opportunamente le impostazioni di G Suite Basic, Business, Enterprise e for Education.

G Suite è un servizio di Google che si rivolge alle aziende grandi e piccole a partire da una versione Basic a  4 euro al mese a cui però ci si può registrare gratis e provare le sue funzionalità per 14 giorni. 

Una impresa o una organizzazione si rivolge a G Suite per creare un account per ogni utente con una email personalizzata. Ciascun utente può utilizzare oltre a Gmail anche le altre 8 + 56 applicazioni di Google che permette tra l'altro di creare dei documenti condivisi per poi discuterli in videoconferenze.

Le funzionalità adibite alla archiviazione, conservazione, ricerca e esportazione di documenti sono inserite in Google Vault e eDiscovery che però non sono disponibili per la versione Basic di G Suite ma solo per quelle Business e Enterprise oltre  G Suite for Education disponibile però solo per le organizzazioni governative e no-profit. Gli utenti di G Suite Basic possono però acquistare una licenza Google Vault per altri 4€ al mese.

Google Vault può anche essere provato gratuitamente per 30 giorni. Chi è interessato a iscriversi o provare G Suite può seguire questo link: Prova G Suite.

Quando l'organizzazione non è limitata a un ristretto numero di persone c'è l'esigenza di preservarne la sicurezza dei documenti, dei dati, delle informazioni e delle conversazioni. Lo stesso Google ha reso disponibili delle linee guida che gli amministratori debbono seguire per mantenere sicuri i dati aziendali.

1) ABILITARE AVVISI PER CHAT FUORI DALLA ORGANIZZAZIONE

Con Google Hangouts gli utenti aggiunti dagli amministratori possono chattare tra di loro ma anche con utenti non appartenenti alla azienda o non presenti su G Suite. Si può attivare una impostazione quando qualcuno al di fuori del dominio tenta di entrare in G Suite.

Il Super Admin dalla Console va su Applicazioni -> Google Hangouts -> Impostazioni chat 

quindi in Impostazioni di condivisione si lascia la spunta su Visualizza lo stato della chat degli utenti all'esterno di ... e si mette l'altra spunta su Avvisa gli utenti quando l'Hangout si svolge fuori di ...

2) DISABILITARE L'INOLTRO DI POSTA ELETTRONICA

In un precedente post abbiamo visto come un utente possa inoltrare la posta di G Suite su un account Gmail. Si può disattivare questa possibilità dalla Console di Amministrazione. Si va su Applicazioni -> Gmail -> Impostazioni avanzate -> Organizzazioni per poi togliere la spunta alla funzione Inoltro Automatico.

3) ABILITARE IL RILEVAMENTO DEL PHISHING

Il Phishing è il tentativo di rubare dati personali come credenziali di accesso a conti correnti o carte di credito. Si accede sempre alle Impostazioni avanzate di Gmail per poi scorrere la pagina fino in fondo. Si scorre fino alla impostazione Scansione messaggio pre-consegna avanzata.

4) ACCESSO APPLICAZIONI DI TERZE PARTI

Nella Console di Amministrazione si clicca sulla icona Sicurezza quindi si sceglie Impostazioni Avanzate

Si clicca poi su Applicazioni Installate per valutarne il permesso di accesso e eventualmente rimuoverlo.

5) AVVISI PER DESTINTARI ESTERNI ALLA ORGANIZZAZIONE

Come per le chat esterne si possono configurare avvisi anche per le email esterne alla organizzazione. Si va su Applicazioni -> Suite -> Gmail -> Impostazioni avanzate. Si scorre fino ad Avviso risposta esterna non prevista per poi attivare o disattivare questa impostazione.

6) IMPEDIRE LA CONDIVISIONE DEL CALENDARIO ALL'ESTERNO

Anche il Calendario può contenere importanti informazioni da tenere riservate. Si va su Applicazioni -> Calendario per poi cliccare su Impostazioni di condivisione.

Si sceglie l'opzione più restrittiva che è quella sulle informazioni della sola disponibilità senza dettagli eventi.

7) LIMITARE L'ACCESSO A GOOGLE GRUPPI

È possibile limitare l'accesso i canali informativi che possono contenere informazioni commerciali riservate. Dalla Console si va su Applicazioni -> Google Gruppi per Business per poi seguire queste istruzioni.

8) RESTRIZIONI DI ACCESSO A GOOGLE+

Anche nella app Google+ si può impostare la condivisione. Si va su App -> Google+ -> Impostazioni avanzate e si cerca la sezione Condivisione post. Si seguono queste info per la rilevabilità del profilo.