Come proteggere un documento con password

Come criptare con password un documento, un foglio di lavoro o una presentazione con le app di Office della Microsoft o con quelle di Libre Office.

In un precedente post abbiamo visto come proteggere un video da sguardi indiscreti con una password cambiandone anche il fotogramma mostrato come miniatura. In questo articolo vedremo come effettuare una operazione analoga con un documento.

Ricordo che un file generico così come una cartella possono essere sempre protetti con una password creando un archivio in formato ZIP e usando per esempio il programma gratuito 7 Zip.

Usando quel sistema però non si sa neppure di che genere sia il file protetto. Vedremo quindi come aggiungere una password mantenendo il formato originale.

Quando si tratta di documenti in linea di massima si parla di file creati con le applicazioni della Suite Office della Microsoft o da altri software analoghi. I documenti propriamente detti sono quindi quelli creati con Word in formato .docx, ma si chiamano genericamente documenti anche le presentazioni in formato .pptx creati con Powerpoint e i fogli di lavoro creati con Excel in formato .xlsx.

Questi formati di file oltre che con Office possono anche essere aperti e modificati con la suite gratuita Libre Office che può essere installata dalla sua pagina di download e che è supportata da Windows, Mac e Linux. Con Libre Office oltre a creare e modificare documenti nei formati di Microsoft Office possono essere creati documenti, presentazioni e fogli di lavoro anche con formati proprietari come .odt, .odp, .ods.

AGGIUNGERE PASSWORD A DOCUMENTI OFFICE 2016

Per proteggere con password i documenti aperti o creati con le applicazioni di Office 2016 si usa lo stesso metodo della precedente versione Office 2013. Inoltre la procedura per inserire password nelle varie applicazioni di Office è la stessa quindi per brevità vedremo come procedere con Word 2016.

Si clicca su File in alto a sinistra del documento quindi si va sulla freccetta verticale accanto a Proteggi documento e infine si sceglie Crittografa con password.

Nella piccola finestra che si apre si digita la password prescelta quindi si va su OK. Word come le altre app di Office ci farà digitare nuovamente la password per sicurezza. Chiunque proverà a aprire quel file dovrà necessariamente digitare la password giusta per poterlo visualizzare o editare.

Occorre andare su Salva quando si chiude il documento per salvare le modifiche apportate tra cui appunto l'inserimento della password. Se si fa un doppio click su un tale file si aprirà una finestra come questa

in cui digitare la giusta password per poterlo aprire per poi andare su OK. Per togliere la protezione della password al documento si va sempre su File -> Proteggi documento -> Crittografa con password ma stavolta dovremo lasciare in bianco il campo in cui viene digitata la password e andare su OK.

Un file .docx, pptx, o .xlsx protetto con password può essere aperto anche con la corrispettiva applicazione di Libre Office, per esempio con Writer se si tratta di un file .docx. Si digita la password e si va su OK.

Le password però possono essere inserite direttamente anche con le app di Libre Office.

AGGIUNGERE PASSWORD CON LIBRE OFFICE

Come su Office 2016 della Microsoft anche su Libre Office il procedimento per aggiungere le password è lo stesso per tutte le applicazioni. Vedremo quindi come procedere solo su Writer.

Dopo aver creato, aperto o modificato un documento si va su File -> Salva con nome ... Verrà aperta una finestra

in cui digitare il nome del documento, il formato di uscita e la cartella di destinazione. Per proteggere il documento con password si mette la spunta nel quadratino di controllo di Salva con password per poi andare su Salva.

Nella finestra che si apre si digita la password per due volte. Cliccando su +Opzioni possiamo rendere il file di sola lettura impedendo agli altri di modificarlo e tale particolarità potrà essere protetta da un'altra password. Si va infine su OK per terminare il processo. Per aprire tale file dovremo digitare la password nella finestra popup che ci verrà mostrata quando si proverà a aprirlo. La protezione con password di Libre Office funziona molto meglio se si sceglie un formato di uscita proprietario di Libre Office come appunto .odt per Writer.

I file creati con Libre Office e protetti con password non potranno essere aperti da applicazioni di Office 2016 mentre come abbiamo visto in precedenza è possibile l'inverso. Concludo ricordando che al momento non si possono criptare direttamente i documenti creati con servizi online come OneDrive o Google Drive. Possono naturalmente essere scaricati e poi protetti con password successivamente con una delle due suite come abbiamo appena visto.