Come creare file PDF/A

Come creare dei file PDF/A e come convertire dei PDF in PDF/A con Word, LibreOffice, Adobe Acrobat Pro DC o un tool online

I file PDF sono lo standard accettato per i formati dei documenti che però non hanno tutti le stesse caratteristiche. Il formato PDF è infatti stato suddiviso in altri sottoformati con determinate caratteristiche.

I file PDF/X sono quelli ottimizzati per la grafica e la stampa, i file PDF/E sono specifici per i documenti in ambito ingegneristico. I file PDF/H sono invece adatti a documenti di tipo sanitario e i PDF/UA sono quelli creati appositamente per favorirne l'accessibilità da parte di persone che hanno per esempio problemi di vista.

I file PDF/A sono il sottoinsieme dei PDF più comune e sono quei file pensati per l'archiviazione di lungo periodo. In sostanza chi li aprirà tra anni non dovrà aver bisogno di risorse esterne che magari in quel periodo saranno superate e non più disponibili.

Il requisito necessario ai documenti PDF/A è che siano completamente "auto-contenuti".  Tutte le informazioni necessarie e sufficienti per la visualizzazione del file PDF/A devono quindi essere incorporate nel documento stesso. Queste comprendono i contenuti (testi, immagini raster e grafica vettoriale), i caratteri, i colori e le informazioni. Pertanto un documento PDF/A non può far uso di collegamenti esterni, di contenuti audio e video, di javascript. Tutti i caratteri debbono essere incorporati e liberi da copyright. I colori devono essere indipendenti dal dispositivo e non ci può essere crittografia. Infine l'utilizzo dei metadati standard è obbligatorio.

In questo post vedremo come creare dei file PDF/A da dei documenti o come convertire in PDF/A dei file PDF generici. Vedremo come creare o convertire tali file con Word, LibreOffice, un tool online e Adobe Acrobat Pro DC. Ho pubblicato sul mio Canale Youtube il video tutorial di tutta la procedura.

Vediamo più in dettaglio tutte i metodi per creare PDF/A o per convertire i PDF generici in tale formato.

CREARE PDF/A CON WORD

Si apre un file da convertire con Word e si clicca su File -> Salva con nome. Si va su Sfoglia e si seleziona la cartella in cui destinare il file convertito. Si dà un nome al file e si sceglie PDF in Salva come.

Si clicca sul pulsante Opzioni per aprire una finestra di configurazione. Si mette la spunta su Conforme a PDF/A per poi andare su OK. Infine si clicca su Salva in Esplora File per avviare la creazione del PDF/A.

Word può essere usato anche per convertire PDF in PDF/A. Si apre il PDF su Word. Visualizzeremo l'informazione che il file sarà convertito in un formato di Word. Ai salva poi il file in PDF usando la stessa procedura appena vista. Però per la conversione di PDF in PDF/A, Word non è però la scelta migliore.

CREARE PDF/A CON LIBREOFFICE

Si possono creare PDF/A anche con LibreOffice, segnatamente con l'applicazione Documento Writer. Si apre il documento da convertire in PDF/A, quindi si va su File -> Esporta come -> Esporta nel formato PDF.

Nella finestra di configurazione che si apre, si mette la spunta su Generale -> Archivio PDF/A-1a (ISO 19005-1) per poi andare su Esporta, dare un nome al file e scegliere la cartella di destinazione.

LibreOffice permette di convertire i PDF generici in PDF/A in modo più efficiente di Word. Si va su File -> Apri e si seleziona il PDF da convertire in PDF/A. Tale file verrà aperto dalla app Disegno Draw.

Si va su File -> Esporta nel formato PDF. Verrà aperta la stessa finestra di configurazione già vista in precedenza. Si mette la spunta su Archivio PDF/A per poi andare su Esporta e salvare il file.

CREARE PDF/A CON UN TOOL ONLINE

Se non abbiamo questi programmi nel computer possiamo anche usare un tool online gratuito. Free Online PDF Converter di DocuPub è uno di questi strumenti online.

Si sceglie PDF/A in Output Format quindi si clicca su Scegli File per selezionare il file da convertire. Sono supportati praticamente tutti i formati di documenti e immagini. Si va su Upload & Convert e si attende la fine del processo per poi scaricare il file nel link che verrà visualizzato. Supporta file fino a 20MB di peso.

CREARE PDF/A CON ADOBE ACROBAT PRO DC

Il programma di elezione per la creazione di file PDF/A è Adobe Acrobat DC nella versione Pro o Standard. Si apre il file con cui creare il PDF generico oppure il PDF da convertire. Si clicca su Strumenti. Si scorre la pagina verso il basso fino a trovare la sezione Proteggi e standardizza.

Si clicca su Produzione di Stampa che aprirà una colonna di strumenti sulla destra.

Si va su Verifica preliminare. Si aprirà una finestra in cui cliccare su Compatibilità con PDF/A quindi in Converti in PDF/A-1b. Si va poi in basso su Analizza e Correggi. Dopo un rapido processo verrà aperto Esplora File in cui scegliere la cartella di output e il nome da dare al file PDF/A convertito.