Word: come proteggere dalle modifiche parti di documento

Come proteggere dalle modifiche, anche accidentali, alcune aree di un documento di Word lasciando la libertà di editare tutte le altre

Se si sta redigendo un documento insieme ad altri, c'è sempre la possibilità che una parte del contenuto possa essere modificato da un'altra persona della squadra che si occupa della stesura del documento. Le modifiche potrebbero essere introdotte anche in modo involontario.

Abbiamo già visto come si possano impedire le modifiche a tutto un documento con Word e LibreOffice ma se, optiamo per questa soluzione, nessuno potrà aggiungere contenuti al documento oltre a noi. In questo post vedremo come sia possibile proteggere dalle modifiche solo determinate parti del documento, per esempio quelle redatte da noi, lasciando tutto il resto disponibile per aggiunte o tagli da parte degli altri membri dello staff.

Il concetto quindi è quello di inviare ad altre persone un documento, che potranno editare o revisionare, con la limitazione che alcune parti dello stesso non potranno essere modificate. Per creare un documento Word di questo tipo ovviamente il primo passaggio sarà quello di aprire il file con Word. Si può usare indistintamente Word di Office 2013, Office 2016 o Office 2019. Non escludo che questa opzione esista anche per versioni precedenti.

Dopo averlo fatto si sceglie la scheda Revisione quindi si clicca su Limita Modifica.

Nella parte destra del layout di Word, verrà visualizzato lo strumento Limita Modifica. Si mette la spunta a Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento nella sezione Restrizione alle modifiche.

Si lascia poi l'opzione di default Nessuna modifica (solo lettura). Adesso si selezionano le parti del documento che potranno essere soggette a modifica. Si possono selezionare anche parti del documento non consecutive tenendo premuto il tasto Ctrl.  Le parti selezionate saranno le uniche con le modifiche consentite.

Ora ci si sposta di nuovo nella colonna di destra di Word, che è stata aperta cliccando su Limita Modifiche. Se adesso noi non aggiungessimo altro, tutto il documento sarebbe protetto dalle modifiche. Si va quindi su Eccezioni e si mette la spunta a Tutti, per permettere agli altri utenti di modificare solo le parti selezionate.

Infine si clicca sul pulsante Sì, applica protezione. Verrà aperta una finestra di configurazione.

Si mette la spunta a Password, quindi si digita per due volte la stessa password nei campi posti al di sotto. Si va su OK per confermare le modifiche. Word mostrerà le aree modificabili del documento tra parentesi quadre.

Si possono opzionalmente mostrare o nascondere le aree in cui le modifiche sono consentite.

Si possono nascondere togliendo la spunta a Evidenzia le aree modificabili nella colonna di destra. Cliccando sul pulsante Mostra tutte le aree modificabili, queste verranno evidenziate oltre che racchiuse tra parentesi quadre.

Si può tornare indietro nella decisione di proteggere parte del documento dalle modifiche, andando su Rimuovi protezione, nella parte bassa della colonna di destra. Verrà aperta una finestra di dialogo.

Dovremo digitare la giusta password quindi andare su OK per rendere il file nuovamente tutto editabile.