Come modificare online i file di Office Docx, Xlsx, Pptx con Google Docs

Come editare online i file Word (DOCX), Excel (XLSX) e Powerpoint (PPTX) con Google Docs senza convertirli e come salvarli in PDF

La Suite Office della Microsoft è indubbiamente il riferimento per tutti gli standard dei documenti editabili. I suoi programmi di punta per la creazione di documenti sono Word che usa il formato DOCX, Excel che utilizza il formato XLSX e Powerpoint con il formato proprietario PPTX.

Questi programmi della Microsoft sono decenni che sono sulla breccia. Prima del rilascio di Office 2007 i formati erano invece rispettivamente DOC, XLS e PPT che credo ormai facciano parte quasi dell'archeologia dell'informatica. La suite Office della Microsoft è ovviamente a pagamento e anzi è il suo prodotto di punta dopo le versioni dei sistemi operativi Windows.

Chi non ha nel computer i programmi di questa suite si può trovare in difficoltà per l'apertura e la modifica dei file che sono stati con i programmi della suite stessa. Una valida alternativa è quella di scaricare e installare LibreOffice, che è una suite gratuita con applicazioni che consentono agli utenti di aprire e modificare tutti i formati di file salvati con Microsoft Office.

Un'altra interessante alternativa per aprire e modificare i file di Word, Excel e Powerpoint la offre Google da diversi anni. Attraverso Google Documenti che successivamente è stato inglobato su Google Drive, si possono creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni e aprire i file di Microsoft Office per poi modificarli.

Chi ha già utilizzato questi servizi di Google, si sarà accorto che dopo il caricamento del file, viene mostrato un avviso che informa l'utente della conversione dei documenti Office in formati di Google Documenti. Questo rallentava un po' tutto il processo e qualche volta il layout del documento ne veniva modificato.

Con un post su G Suite Updates Blog è stata ripresa una dichiarazione fatta dai dirigenti di Google in occasione del  Google Cloud Next ‘19 di San Francisco. Saranno progressivamente migliorati i flussi di lavoro per i documenti Office caricati su Google Docs eliminando la necessità di convertirli a tutto vantaggio del mantenimento del loro aspetto. Gli utenti potranno commentare e collaborare direttamente su tali file.

La collaborazione tra persone che utilizzano Office della Microsoft e chi invece ha optato per lavorare online con Google Documenti risulterà facilitata. L'utente singolo potrà quindi fare a meno di installare Office della Microsoft e aprire i documenti creati con quella suite direttamente con Google Documenti. Con gli strumenti presenti potrà modificarli e salvarli nello stesso formato oltre che in PDF, che è lo standard dei documenti.

Ho pubblicato sul mio Canale Youtube un tutorial su come editare i file di Office con Google Documenti. Le nuove funzionalità non sono state ancora attivate ma il procedimento non cambierà, sarà solo più rapido.

Si accede a Google Drive con un account Google, quindi si va su Caricamento di file.

Verrà aperto Esplora File (OS Windows) in cui selezionare il file da caricare e eventualmente modificare. Il processo di upload verrà mostrato in basso a destra. Andando su Recenti ci si potrà fare sopra un doppio click per visualizzarne l'anteprima. Nella parte alta della stessa si clicca sulla freccetta posta accanto a Apri, quindi si sceglie l'applicazione di Google adatta per il file ovvero Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.

Il file si aprirà in un apposito Editor in cui si potrà modificarlo. Quando le modifiche sono terminate, si potrà anche salvarlo nel formato originale. A questo scopo si clicca su File -> Scarica come 

Come prima opzione viene mostrato il formato originale ma si può anche scegliere di scaricare il file in formato PDF. Anzi questo appena illustrato è uno dei modi migliori per convertire in PDF un documento Word, Excel o Powerpoint, se non si possiede la suite Office con cui è possibile salvare il PDF direttamente.

I formati di file supportati da Google Documenti sono i seguenti:

1. File di Word: .doc, .docx, .dot
2. File Excel: .xls, .xlsx, .xlsm (file Excel per macro), .xlt
3. File Powerpoint: .ppt, .pptx, .pps, .pot.

Google, nel post linkato precedentemente, ci informa che i documenti editati in formati precedenti a Office 2007, verranno salvati in formati più recenti. In sostanza se si carica un file in formato .DOC e poi si modifica, non verrà salvato in .DOC ma in .DOCX, così come un file .XLS verrà salvato in .XLSX. Questa nuova funzionalità sarà attivata come predefinita e  rilasciata agli utenti a partire dal 17 Aprile 2019. La procedura di editing dei file di Office sarà quindi ancora più rapida e semplice di quella mostrata nel video tutorial.