La suite per ufficio più usata a livello planetario è sicuramente Microsoft Office che ha il difetto non trascurabile di essere a pagamento. Nel tempo sono quindi state rilasciate diverse alternative gratuite. Quella che insidia il primato di Microsoft Office è LibreOffice installabile su Windows, Mac e Linux e arrivata alla versione 7.5.4.2.
Tra le suite gratuite proprio ieri ho recensito quella Ashampoo Office Free che però è installabile solo su sistemi operativi Windows 10/11. È costituita da tre applicazioni desktop che sono le alternative a Word, Excel e Powerpoint. Esiste anche una versione gratuita online di Office a cui si può accedere con un account Microsoft.
È implementata come applicazione nel servizio di cloud OneDrive, sempre della Microsoft. L'interfaccia delle app disponibili ricorda quella originale per il programma desktop ma manca di molte importanti funzionalità.
Anche Google da tempo ha rilasciato le sue applicazioni online per ufficio sulla falsariga dei programmi di Office. Per utilizzarle non occorre installare nulla ma gli editor si apriranno semplicemente in una scheda del browser.
Inoltre i documenti creati potranno essere salvati nel computer o lasciati online nello spazio di Google Drive che offre 15GB di spazio gratis a tutti gli utenti con account Google e che possono usare lo spazio per Gmail, Blogger, Google Foto e appunto Google Documenti. L'uso di Google Docs sarà appunto l'oggetto di questo articolo.
Ho pubblicato sul mio Canale Youtube un tutorial su come usare Google Documenti in alternativa a Office.
L'unica condizione per usare le applicazioni di Google Documenti è quella di possedere un account Google che può essere Gmail ma anche essere associato a Google Workspace. Si apre la homepage di Google Documenti.
Ci sono due opzioni, una a pagamento, con un certo periodo di prova a cui accedere andando su Prova Documenti per il lavoro, e un'altra gratuita, in cui si entra cliccando su Accedi o su Vai a Documenti. In questo secondo caso si aprirà una interfaccia con in alto i modelli da usare per creare un documento. Si va nel menù in alto a sinistra.
Ci sono quattro applicazioni da poter utilizzare: Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli. Cliccando su ciascuna di esse si aprirà una scheda con i modelli preimpostati da Google per i vari utilizzi. Di default è mostrata l'app Documenti. Per visualizzare tutti i modelli disponibili per l'app si va su Galleria Modelli.
In tutti e quattro i casi si può comunque partire da un Modello Vuoto. Non sto a elencare tutte le funzionalità di ciascuna applicazione. Per una disamina più completa della app Documenti consultate il video incorporato.
Oltre a digitare del testo con l'editor di Google Docs si può cambiare colore, dimensione e famiglia ai caratteri. Si possono scegliere stili per Titoli, Intestazioni e Corpo del documento. Ci sono poi gli strumenti per aggiungere collegamenti, immagini, tabelle, disegni, grafici, linee orizzontali, emoji, simboli speciali e equazioni.
Il testo selezionato può anche essere evidenziato con qualsiasi colore e i documenti possono essere salvati in diversi formati. È particolarmente interessante il fatto che il documento può essere esportato direttamente in PDF.
C'è anche il controllo ortografico e grammaticale. Si va su File → Scarica quindi si sceglie il formato di salvataggio tra Word DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML e EPUB. Il file verrà poi scaricato nella cartella Download.
Si possono anche editare documenti già presenti nel nostro computer. Dopo aver scelto l'applicazione adatta per la loro modifica, si va su File → Apri. Nello screenshot seguente un file Excel .XLSX è stato aperto con l'app Fogli.
Nella finestra che si apre si sceglie Carica e poi si seleziona il file in una cartella di Esplora File (OS Windows).
Dopo aver editato o creato da zero il Foglio di Calcolo, si clicca su File → Scarica e si sceglie di salvare il documento in uno dei formati XLSX, ODS, HTML, CSV o TSV. Il file verrà poi scaricato su Download.
Una analoga procedura si segue per creare ex novo una Presentazione o per editare una presente nel nostro computer e creata p.e. con Excel in formato XLSX. Si clicca sul menù in alto a sinistra, si sceglie Presentazione quindi si va su Modello Vuoto per crearla ex novo sul momento o per aprirne una già esistente nel nostro PC.
La presentazione può essere modificata in tutti i suoi aspetti per poi salvarla andando come al solito su File → Scarica e scegliendo tra i formati PPTX, ODP, PDF, TXT, JPEG (diapositiva corrente), PNG e SVG.
Chi volesse saperne di più sulla applicazione Moduli di Google Docs può leggersi questo vecchio post.
Tutti i file creati con le applicazioni di Google Documenti verranno caricati sul cloud di Google Drive.
Vi si accede sempre con un account Google e vi possiamo caricare file di ogni genere quindi anche documenti.
Dopo il login a Google Drive si va su +Nuovo quindi si sceglie Caricamento di file. Si selezionano i file nel computer quindi si va su Apri e si attende la fine del caricamento il cui andamento viene mostrato in basso a destra.
I file caricati si potranno trovare nella scheda Recenti. Si selezionano singolarmente con un click, ci si clicca sopra con il destro del mouse quindi, nel menù contestuale, si va su Apri con e si sceglie l'applicazione adatta. Il file verrà aperto nella app di Google e eventualmente convertito se fosse per esempio un PDF. Poi si edita e si esporta.
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