Creare PDF/A con Word, LibreOffice, Adobe Acrobat e online

Come creare file PDF/A con opzioni 1b, 2b e 3b da documenti editabili e da PDF con Word, con LibreOffice, con Adobe Acrobat PRO e con un tool online

I file PDF sono lo standard accettato per i formati dei documenti che però non hanno tutti le stesse caratteristiche. Il formato PDF è infatti stato suddiviso in altri sotto formati o formasti derivati con determinate caratteristiche.

I file PDF/X sono quelli ottimizzati per la grafica e la stampa, i file PDF/E sono specifici per i documenti in ambito ingegneristico. I file PDF/H sono invece adatti a documenti di tipo sanitario e i PDF/UA sono quelli creati appositamente per favorirne l'accessibilità da parte di persone che hanno per esempio problemi di vista.

I file PDF/A sono il formato derivato dei PDF più comune e sono quei file pensati per l'archiviazione di lungo periodo. Chi li aprirà tra anni non dovrà aver bisogno di applicazioni esterne che in quel periodo saranno superate.

Il requisito necessario ai documenti PDF/A è che siano completamente "auto-contenuti".  Tutte le informazioni necessarie e sufficienti per la visualizzazione del file PDF/A devono quindi essere incorporate nel documento stesso.

Queste comprendono i contenuti (testi, immagini raster e grafica vettoriale), i caratteri, i colori e le informazioni. Pertanto un documento PDF/A non può far uso di collegamenti esterni, di contenuti audio e video e di javascript. I caratteri debbono essere incorporati inoltre devono essere liberi da copyright e non possono essere crittografati.

In questo post vedremo come creare dei file PDF/A da documenti e come convertire  i file PDF in PDF/A. Vedremo come creare o convertire tali file con Word, LibreOffice, un tool online e Adobe Acrobat Pro.

Ho pubblicato sul Canale Youtube un tutorial in cui illustro come creare file PDF/A da documenti o da altri PDF.

Creeremo PDF/A con Word, Writer e Draw di LibreOffice, un tool online e Adobe Acrobat PRO.

CREARE PDF/A CON WORD

Si parte da un file di qualsiasi formato, o anche da un file PDF che dovrà essere aperto con Word. Se si trattasse di un file PDF, verrebbe convertito nel formato di Word. La procedura per creare PDF/A è comunque la stessa.

Si clicca su File → Salva con nome. Si va su Sfoglia e si seleziona la cartella in cui destinare il file convertito. Si dà un nome al file e si sceglie PDF in Salva come. Nel menù verticale si sceglie il formato PDF.

Si clicca su Opzioni per aprire una finestra, si flagga Conforme a PDF/A per poi andare su OK e su Salva.

CREARE PDF CON LIBREOFFICE

Recentemente è stata rilasciata la versione 25.2 di LibreOffice, suite gratuita per ufficio per Windows, MacOS e Linux. Si fa andare la suite LibreOffice che è formata da diverse applicazioni. Si va su Apri File sotto il menù.

Se si tratta di un documento editabile, verrà aperto con l'app Writer, se invece è un PDF, si aprirà con Draw.

La procedura è la stessa in entrambi i casi. Si va su File → Esporta come → Esporta nel formato PDF.

Si aprirà una finestra in cui mettere la spunta a Archivistico PDF/A. Poi si sceglie nel menù tra 1b, 2b e 3b. Tutti e tre i formati si concentrano sulla conservazione dell'aspetto visivo. In estrema sintesi queste sono le differenze:

1. PDF/A-1b è il più restrittivo ma anche il più compatibile.
2. PDF/A-2b aggiunge funzionalità come il supporto per la trasparenza e gli allegati PDF/A.
3. PDF/A-3b consente allegati di qualsiasi tipo, offrendo la massima flessibilità.

CREARE PDF/A CON ADOBE ACROBAT PRO

Adobe Acrobat PRO è il programma di elezione per creare i PDF e quindi anche per i PDF/A. Ha il difetto di essere costoso. Si apre il PDF e si clicca su Strumenti. Si scorre la pagina fino a trovare Proteggi e standardizza.

Si va su Produzione di Stampe. Nella colonna che si apre sulla destra del PDF si sceglie Verifica Preliminare.

Si aprirà una finestra in cui selezionare PDF/A con le opzioni 1b e 2b. Si va su Analizza e Correggi.

Al termine del processo il file PDF/A potrà essere salvato in una cartella a piacere. Per concludere ricordo che si possono creare PDF/A da PDF anche con il tool online DocuPub in cui caricare il PDF e scegliere PDF/A come output per la conversione. Si tratta di uno strumento gratuito che supporta file del peso fino a 50MB.